Jika dilakukan dengan benar, maka outsourcing proyek IT dapat memangkas biaya operasi, membantu skalabilitas serta mendapatkan tenaga profesional dengan pengalaman yang baik dan keterampilan yang memadai. Namun, jika dilakukan dengan salah, maka Anda dapat berakhir dengan biaya yang terlalu mahal, rusaknya hubungan pelanggan, penghentian pengaturan outsourcing, atau, yang terburuk, kerugian jangka panjang hingga akhirnya bisnis Anda tidak berjalan. Dalam artikel ini, Anda akan mendapat penjelasan untuk bisa menghindari kegagalan outsourcing IT.

Apa yang bisa Anda dapatkan dengan Outsourcing Proyek IT

Melakukan IT outsourcing atau outsource untuk pekerjaan software development bisa menjadi keputusan paling bijaksana, karena Anda dapat berfokus pada strategi utama bisnis Anda. Mitra outsourcing yang tepat dapat membantu mengatasi tantangan yang sulit pada proyek Anda dengan berbagai keterampilan kolektif dan keahlian yang berasal dari berbagai proyek dan klien mereka sebelumnya.

Outsourcing juga menjadi jawaban atas tantangan yang Anda hadapi dalam bisnis Anda terkait mencari tim yang berkualitas yang menjamin terpenuhinya kebutuhan teknis dalam rangka mencapai tujuan bisnis jangka panjang. Dalam hal ini tim Anda tidak harus berada di kantor. Tim dengan keahlian yang tepat dapat ditemukan baik dalam satu area atau kota, dalam negeri atau di luar itu, termasuk benua lain.

Perekonomian yang mendunia dan teknologi yang terus berkembang, terkadang menyebabkan perusahaan merasa kesulitan untuk mengembangkan seluruh spektrum solusi software secara in-house. Mereka dipaksa untuk mempertahankan keunggulan kompetitif dengan terus mengoptimalkan efisiensi operasional, meningkatkan layanan konsumen dan membawa produk baru ke pasar. Maka dari itu, outsourcing bisa menjadi solusi atas masalah yang muncul seiring dengan perkembangan teknologi terkini. Untuk memastikan kelancaran dalam proses pengembangan sistem dan menghindari kegagalan outsourcing IT Anda, berikut beberapa rekomendasi dari kami.

1. Tanyakan pada Diri Sendiri: Apakah Saya Perlu Melakukan Outsourcing IT?

Inisiatif outsourcing yang efektif benar-benar dapat menjadi keunggulan kompetitif yang signifikan. Outsourcing IT menjadi semakin populer di antara semua jenis perusahaan karena manfaatnya yang tak terbantahkan. Tapi, ini tidak selalu berarti bahwa Anda harus melakukan hal yang sama. Pertama dan terpenting, secara terukur mendefinisikan apa yang ingin Anda capai (misalnya, mengembangkan produk software baru, penghematan biaya, pengoptimalan proses bisnis, peningkatan kualitas layanan) dan sumber daya apa yang harus Anda mulai terapkan pada ide Anda. Kemudian, cari tahu kekurangan apa yang Anda miliki (misalnya, manhours, keterampilan atau keahlian, anggaran untuk mempekerjakan in-house developer).

Luangkan waktu untuk menganalisis, menghitung, dan mengumpulkan matriks bisnis Anda untuk mengetahui apakah outsourcing IT membawa added value bagi tugas, proyek, atau bisnis Anda secara keseluruhan. Jika Anda memiliki sumber daya yang cukup, maka percayakan in-house sebagai solusinya. Tetapi, jika ada karyawan Anda yang bekerja lebih dari 50 jam seminggu, Anda sebaiknya mempertimbangkan untuk merekrut remote tim. Tidak hanya “apa” yang harus di-outsourcing itu penting, tetapi “kapan” memulai outsourcing juga penting. Hindari untuk memulai outsourcing ketika bisnis Anda mengalami restrukturisasi besar-besaran atau pergeseran manajemen senior.

2. Tentukan Tujuan dan Ruang Lingkup Outsourcing IT

Jika Anda tidak tahu ke mana Anda akan pergi, Anda tidak akan pernah sampai di sana. Setelah Anda memutuskan untuk memulai proyek outsourcing, Anda ingin memutuskan apa sebenarnya yang ingin Anda outsource-kan. Analisis proyek Anda untuk melihat apa yang dapat Anda lakukan secara in-house dan keterampilan apa yang tidak Anda miliki.

Untuk strategi outsourcing yang sukses, sangat penting untuk mengidentifikasi persyaratan jangka panjang dan jangka pendek, pastikan Anda memiliki visi yang jelas tentang proyek software development yang Anda outsourcing dan menyiapkan laporan tanggung jawab tertulis dan harapan untuk perusahaan Anda.

Bersiaplah untuk menjawab beberapa pertanyaan tentang rencana mendatang, tujuan pengembangan, dan hasil akhir produk Anda dari calon perusahaan outsourcing Anda. Vendor yang tepat akan mengarahkan Anda dengan pertanyaan tentang tujuan bisnis dan proyek Anda, mereka akan mencoba untuk mengklarifikasi sebanyak mungkin requirement, ekspektasi dan harapan sebelum proyek berlangsung, dan akan melakukan yang terbaik untuk memahami dinamika proyek.

Semakin banyak informasi yang Anda berikan kepada vendor di awal, semakin baik mereka dapat memperkirakan ukuran dan biaya proyek Anda, menyelaraskan prosesnya dengan Anda, dan memilih metodologi pengembangan yang paling tepat. Kegagalan outsourcing IT umumnya terjadi karena tidak ada tujuan yang jelas, ruang lingkup yang tidak terdefinisi dengan baik dan pembagian peran yang tidak jelas.

Jangan pernah melakukan outsource kegiatan yang unik untuk bisnis Anda, core business Anda, dan inisiatif strategis. Pilihan yang paling sukses adalah mempertahankan kontrol in-house yang memadai atas fungsi bisnis yang penting, dan meninggalkan kompetensi non-inti untuk penyedia outsourcing.

3. Hindari Kegagalan Outsourcing IT Anda dengan Memilih Vendor yang Tepat

Vendor yang bukan hanya memahami industri Anda tetapi juga sepenuhnya selaras dengan tujuan bisnis dan budaya Anda adalah pilihan terbaik Anda. Dengan demikian, menghabiskan sedikit lebih banyak waktu sambil memilih calon partner dapat mengatasi potensi masalah yang menyebabkan kegagalan outsourcing proyek IT Anda. Oleh karena itu, lakukan risetmu!

Pertama, shortlist setidaknya 5 perusahaan pengembang yang menjanjikan untuk dipilih. Bandingkan berbagai layanan, manfaat, fasilitas yang mereka tawarkan, dan pelajari persona vendor Anda secara rinci. Lihatlah budaya dan nilai-nilai mereka, proses dan pendekatan mereka untuk mendapatkan visi yang jelas dari perusahaan. Maka Anda perlu menganalisis dan melakukan shortlist vendor secara menyeluruh.

• Model layanan vendor dan pendekatan kerja sama
• Domain keahlian
• Portofolio proyek sebelumnya
• Feedback klien
• Review dan testimoni

Setelah itu, Anda harus mengadakan pertemuan dengan perwakilan perusahaan untuk mengetahui komitmen mereka terhadap proyek ke depannya, keahlian di lapangan, dan kemampuan untuk memecahkan pain point Anda. Mereka perlu mengedukasi Anda pada keahlian mereka, bukan sebaliknya. Mereka harus tahu bagaimana melakukan hal-hal yang Anda harapkan mereka lakukan.

Entah Anda melakukan outsourcing desain, software development, atau jaminan kualitas, apapun itu akan masuk akal jika Anda mereview pekerjaan mereka terlebih dahulu, sebelum Anda pertimbangkan untuk bekerja sama. Selain itu, jangan ragu untuk meminta CV dari setiap developer atau anggota lain dari tim development untuk memastikan Anda mendapatkan talent dengan skill dan pengalaman terbaik. Jika Anda tidak melakukan hal tersebut, maka Anda akan membawa potensi kegagalan oursourcing proyek IT Anda.

4. Fokus pada Value Dibandingkan Biaya

Ya, outsourcing memungkinkan untuk menghemat biaya, tetapi seharusnya ini bukan satu-satunya alasan mengapa Anda melakukan outsourcing IT. Jangan pernah menganggap outsourcing IT sebagai cara murah dan mudah untuk memudahkan pekerjaan. Jika Anda memiliki paradigma seperti itu, Anda telah membeli tiket kegagalan outsourcing IT Anda.

Idealnya, justru dengan melakukan outsourcing IT, Anda memiliki waktu lebih luang untuk fokus pada strategi bisnis dan hal lain yang relevan dengan performa perusahaan Anda.

Biaya dari perusahaan outsourcing Anda seringkali merupakan cerminan dari keterampilan, pengalaman, dan kualitas kerja mereka. Vendor A, misalnya, bisa memiliki tarif Rp. 200.000,- per jam, tetapi dengan staf proyek yang merupakan developer junior dengan pengalaman terbatas. Vendor B dapat memiliki tarif Rp. 500.000,- per jam, namun memiliki staf proyek dengan developer berpengalaman lebih banyak dan mampu mengerjakan tugas-tugas tertentu dengan lebih cepat. Siapa di antara mereka yang akan lebih produktif dan membawa nilai lebih pada proyek Anda? Silahkan Anda bisa bandingkan dan tentukan value terhadap biaya yang akan Anda dapat. Jika Anda belum memiliki bayangan mengenai struktur biaya dari vendor, silahkan baca artikel ini.

5. Jangan Memilih Fixed Price jika Memungkinkan

Anggaran tetap merupakan hal yang menarik, tidak diragukan lagi. Ini memberikan rasa kontrol dan keamanan, karena penyedia outsourcing Anda menanggung semua risiko keuangan dan Anda tidak perlu khawatir tentang kelebihan pembayaran. Kedengarannya bagus, dengan pengecualian bahwa Anda harus khawatir tentang banyak hal lain, dan kualitas adalah salah satunya.

Pertama, proyek fixed price Anda selalu lebih mahal. Semua risiko proyek akan disertakan dalam penawaran fix Anda, karena vendor Anda akan mencari cara untuk menutupi ketidakpastian yang pasti terjadi di setiap proyek. Beberapa akan menambahkan hingga 50% pada harga untuk proyek berisiko tinggi.

Kedua, perubahan pada ruang lingkup tidak dapat dihindari karena hampir tidak mungkin untuk menentukan setiap detail proyek sebelumnya. Setiap perubahan pada ruang lingkup akan melalui negosiasi yang memakan waktu tentang apakah perubahan ini termasuk dalam fixed price atau tidak. Jika tidak, maka Anda melanjutkan ke prosedur ‘ubah permintaan/change request’, yang mengarah ke berlebihnya biaya proyek.

Ketiga, Anda akan akhirnya mengorbankan kualitas, kreativitas, dan peningkatan, karena nilai pekerjaan menjadi kurang penting daripada harga. Kualitas pekerjaan mungkin berkurang karena vendor Anda harus fokus pada menekan harga yang disepakati dengan segala cara, daripada melakukan upaya untuk membuat software yang lebih baik.

6. Kegagalan Outsourcing IT umumnya karena Kontrak yang Tidak Detail

Kontrak outsourcing harus mencerminkan setiap detail spesifik proyek untuk menghindari potensi masalah teknis, komunikasi, dan manajemen di masa depan yang dapat menuntun pada kegagalan outsourcing proyek IT Anda.

Buat kontrak dengan tingkat layanan yang ditentukan dengan jelas berdasarkan aturan risiko bersama. Kontrak harus dikaitkan dengan Statement of Work (SOW) terperinci di mana semua orang setuju untuk bertanggung jawab atas pemenuhan tugas yang ditunjuk. Sebelum Anda menandatangani kontrak, pastikan itu mencakup hal terdetail yang mungkin detail tentang proyek Anda di masa depan.

Kontrak yang tidak mencakup Ruang Lingkup Pekerjaan yang jelas mungkin akan berakhir dengan hasil yang sangat buruk. Komentar seperti “kami berpikir untuk melakukan itu secara in-house” atau “kami pikir Anda bertanggung jawab atas bagian itu” menunjukkan bahwa peran dan tanggung jawab belum ditentukan dengan jelas. Itu akan menyebabkan Anda, vendor Anda dan yang terburuk dari semuanya, pelanggan Anda rugi dan hampir pasti pengeluaran tambahan.

Selain itu, rencanakan strategi penyelesaian jika mitra Anda menghadapi masalah internal yang mencegah mereka menyelesaikan proyek, atau gagal memberikan produk dengan kualitas yang diharapkan. Amankan diri Anda dengan kebijakan pengembalian dana terperinci jika terjadi kemunduran. Dan, seperti yang dikatakan Agile Manifesto, value kolaborasi konsumen atas negosiasi kontrak.

7. Siapkan Tim in-house Anda

Saat memulai keterlibatan outsourcing, perusahaan Anda akan mengadopsi banyak perubahan dalam manajemen dan struktur organisasi. Tim Anda akan diperpanjang dengan tim development yang mungkin bekerja di zona waktu yang berbeda. Dengan demikian, Anda harus mempersiapkan tim in-house Anda untuk bekerja secara efisien dengan kolega remote baru mereka. Lakukan sedini mungkin dan pastikan semua orang di organisasi Anda menerima shift ini.

Dengan menjelaskan mengapa Anda mengadopsi strategi outsourcing dan mengkomunikasikan manfaat potensial itu kepada staf Anda, Anda berdua akan menghindari kemungkinan resistensi terhadap proses dan mendapatkan lebih banyak efisiensi nantinya. Mengadakan meeting dan menjelaskan kepada tim Anda cara-cara bagaimana mereka harus bekerja dengan tim remote, mendiskusikan kemungkinan model komunikasi, mengedukasi tentang software kolaboratif dan alat manajemen proyek yang akan Anda instal, akan mendorong orang-orang Anda untuk bekerja sama dengan tim baru dengan cara yang produktif dan ramah.

8. Tentukan Model Komunikasi

Menurut studi Project Management Institute (PMI), komunikasi yang tidak efektif adalah penyebab utama kegagalan outsourcing proyek. Komunikasi adalah Cawan Suci dari outsourcing software development, dan perlu terus dilakukan secara berkala dengan vendor Anda. Tujuan bisnis dapat berubah dan berkembang, dan jika Anda tidak menjelaskan apa tujuannya saat Anda bekerja dengan penyedia outsourcing, maka hubungan tersebut tidak akan produktif.

Pertama, buat saluran komunikasi dengan tim remote Anda. Untungnya, era digital menyediakan berbagai alat komunikasi seperti konferensi video dan messenger, jadi jangan hanya sekedar melalui email saja.

Kedua, sangat penting untuk menjadwalkan pertemuan rutin dengan tim remote. Selalu lebih baik untuk berkomunikasi berlebihan daripada melewatkan beberapa detail penting. Pertemuan mingguan dan harian, bulanan, dan reguler one-on-ones sangat berharga untuk berbagi pikiran, mengenal tentang pemblokir dan hambatan, dan tetap bertanggung jawab dan selaras satu sama lain.

Ketiga, untuk tidak kehilangan informasi penting dalam komunikasi sehari-hari, maka follow-up setiap diskusi dengan email. Itu akan membantu membersihkan semua detail ambigu dan memastikan semua orang tahu apa yang sebenarnya diharapkan dari mereka.

Meskipun sulit untuk membersihkan semua detail sebelumnya, komunikasi reguler di beberapa channel komunikasi akan membantu memastikan bahwa ruang lingkup dipahami dengan benar. Untuk memastikan keberhasilan hubungan outsourcing Anda, Anda harus berkontribusi pada proses komunikasi sebanyak mungkin.

9. Siapkan Manajemen yang Tepat

Untuk mengembangkan bisnis Anda, Anda harus menghabiskan lebih banyak waktu untuk membangunnya daripada bekerja untuk itu. Namun, Anda juga harus menempatkan beberapa waktu dan effort untuk manajemen tim outsourcing Anda.

Tentu akan lebih mudah bagi Anda ketika perusahaan outsourcing Anda sudah menyediakan layanan manajemen proyek, tetapi terlepas dari tingkat kompetensi dan keahlian kontraktor Anda, mereka akan membutuhkan bimbingan dan instruksi Anda.

Jadi, bersiaplah untuk mengambil bagian dalam proses manajemen atau mengalokasikan manajer yang akan bertanggung jawab untuk komunikasi dan akan memimpin kegiatan outsourcing di sisi Anda. Pastikan Anda menyiapkan jadwal pelaporan untuk memeriksa kemajuan tim remote Anda, dan memberikan feedback Anda. Tugas Anda sekarang adalah melatih tim development Anda dan membantu mereka melakukan hal-hal persis seperti yang Anda inginkan.

Perhatikan, pengawasan yang terlalu banyak dapat membuat proses outsourcing tidak efisien. Jangan mencegah penyedia outsourcing Anda membawa keahlian, ide, dan peningkatan mereka sendiri. Peran Anda adalah menjelaskan hasil akhir yang Anda inginkan dan mendengarkan saran orang. Micromanagement bukan pilihan Anda, dengan demikian, hindari sindrom “tidak ada yang bisa melakukannya sebaik yang saya bisa”.

10. Membangun Relasi, Bukan Sekedar Kontrak

Salah satu penyebab banyaknya terjadi kegagalan outsourcing IT adalah mudah untuk mengabaikan pentingnya hubungan pribadi dalam pekerjaan proyek. Padahal, hubungan yang baik akan jauh lebih banyak membawa keberhasilan dibandingkan dengan hubungan yang hanya berbasiskan kontrak tertulis.

Ingatlah bahwa hubungan pribadi yang dibangun atas kepercayaan dan rasa hormat membawa tim remote Anda termotivasi. Jadi, sangat dianjurkan untuk melakukan beberapa effort untuk menciptakan suasana yang positif, menarik, dan menginspirasi sehingga memberi tim outsource Anda energi untuk bekerja ekstra dalam pekerjaan mereka. Kebijakan pintu terbuka, ketika semua orang merasa bebas untuk mendekati Anda dan mengungkapkan kekhawatiran mereka, juga akan membantu menghindari konflik, kesalahpahaman, dan ketidakpercayaan.

Untuk membangun hubungan pribadi, luangkan waktu untuk mengenal anggota tim outsourcing Anda, memahami motivasi mereka, menunjukkan minat nyata dalam hidup mereka, dan berbagi sedikit diri Anda. Namun, meskipun sangat penting untuk mengembangkan empati dengan setiap orang yang Anda terlibat dalam komunikasinya, Anda harus menemukan keseimbangan yang tepat antara budaya kasual dan sikap yang bertanggung jawab terhadap pekerjaan.

Kesimpulan: Anda bisa Menghindari Kegagalan Outsourcing IT sejak dini.

Secara keseluruhan, meskipun akan selalu ada hambatan dan kesulitan dalam perjalanan untuk berhasil melakukan outsourcing IT, sama seperti dalam bisnis lain, manfaatnya sering kali melebihi risiko yang ada bagi banyak perusahaan. Tim outsourcing IT yang terampil dapat memastikan proses software development yang lebih cepat, lebih murah, dan lebih mudah. Memahami risiko dan memiliki strategi untuk tim outsourcing development memberikan peta jalan menuju kesuksesan bisnis Anda. Dengan menggunakan tips ini, Anda dapat menghindari kegagalan outsourcing IT yang sering kali terjadi.

Jika Anda tertarik untuk mengembangkan kebutuhan teknologi lainnya Anda dapat langsung menghubungi tim kami di sini untuk membuat jadwal pertemuan, dan kami akan segera membantu Anda untuk mendetailkan kebutuhan  bisnis Anda. Badr Interactive adalah software house yang sudah berpengalaman selama lebih dari 10 tahun di dunia pengembangan software.