Pengembangan website ataupun software pada umumnya adalah pekerjaan yang kompleks dan melibatkan banyak aspek yang harus dipertimbangkan. Salah satu langkah kunci dalam memulai proses ini adalah dengan menanyakan pertanyaan yang tepat sebelum mengembangkan website. Pertanyaan-pertanyaan ini membantu Anda memahami kebutuhan Anda secara menyeluruh, merencanakan dengan baik, dan memastikan bahwa website yang Anda bangun akan berhasil mencapai tujuan yang Anda tetapkan. Dalam artikel ini Anda dapat mendownload template pertanyaan dalam software requirement yang biasanya ditanyakan oleh tim development atau software developer sebelum mereka mengembangkan software. 

Daftar Isi

• Mentranslasikan kebutuhan bisnis ke kebutuhan teknis 
• Memahami spesifikasi sistem yang Anda ingin kembangkan
• Siapa saja yang terlibat dalam Proses Requirement?
• Key Takeaway.
• FAQ

Mentranslasikan kebutuhan bisnis ke kebutuhan teknis 

Dalam dunia pengembangan perangkat lunak, memahami spesifikasi atau requirement software sebelum memulai proses pengembangan adalah langkah yang sangat penting. Hal ini membantu mengarahkan upaya pengembangan, meminimalkan risiko kesalahan, dan memastikan bahwa software yang dikembangkan akan memenuhi ekspektasi dan kebutuhan pengguna. Namun sebelum itu, Anda perlu memahami kebutuhan bisnis Anda secara mendalam. Hal ini penting karena investasi IT bukanlah biaya yang murah. 

Oleh karena itu, Anda perlu mengajukan pertanyaan yang tepat kepada pemangku kepentingan bisnis, seperti pemilik bisnis, manajer, atau pengguna akhir. Identifikasi tujuan bisnis, masalah krusial apa yang sangat ingin dipecahkan, apakah solusinya harus dengan pengembangan sebuah sistem atau digitalisasi, serta apa harapan yang diekspektasikan dari sistem yang dibangun ini. Beberapa hal yang dapat Anda lakukan untuk mentranslasikan kebutuhan bisnis ke kebutuhan teknis dalam software development yaitu:

1. Tentukan Persyaratan Fungsional dan Non-Fungsional

Identifikasi persyaratan fungsional yang berkaitan dengan apa yang sistem software harus lakukan, seperti fitur dan fungsi yang diperlukan. Selain itu, tentukan juga persyaratan non-fungsional, seperti keamanan, kehandalan, skalabilitas, kinerja, dan persyaratan lainnya yang tidak langsung terkait dengan fitur aplikasi tetapi penting untuk penggunaan yang sukses. Anda bisa membaca lebih jelas mengenai perbedaan spesifikasi fungsional dan non-fungsional dalam sebuah dokumen Software Specification Specification (SRS) disini. 

2. Prioritaskan Kebutuhan

Setelah mengidentifikasi persyaratan, prioritaskan kebutuhan tersebut berdasarkan urgensi dan dampaknya terhadap bisnis. Dalam hal ini, keterlibatan pemangku kepentingan (stakeholder) bisnis sangat penting. Mereka dapat membantu menentukan fitur mana yang harus menjadi prioritas tertinggi dan mana yang bisa ditunda.

3. Rancang Arsitektur Sistem

Berdasarkan kebutuhan bisnis, rancang arsitektur sistem yang sesuai. Identifikasi komponen utama sistem, seperti database, antarmuka pengguna, logika bisnis, dan integrasi dengan sistem lainnya. Pertimbangkan faktor-faktor seperti skala, keamanan, ketersediaan, dan skalabilitas saat merancang arsitektur.

4. Tentukan Metode Pengembangan dan Teknologi yang Tepat

Pilih metode pengembangan yang sesuai untuk mengembangkan sistem software, seperti waterfall, agile, atau metode pengembangan hybrid. Selain itu, pilih teknologi yang tepat untuk mengimplementasikan sistem sesuai dengan kebutuhan bisnis. Pertimbangkan faktor-faktor seperti kemampuan tim pengembangan, skalabilitas, dan integrasi dengan infrastruktur yang ada. Silakan baca lebih lanjut mengenai kelebihan dan kekurangan berbagai metode pengembangan software disini. 

5. Buat Rencana Pengembangan yang Terperinci

Buat rencana pengembangan yang mencakup estimasi waktu, biaya, dan sumber daya yang dibutuhkan. Rencana ini harus mencerminkan kebutuhan bisnis, prioritas, dan batasan yang ada.

6. Uji dan Validasi Sistem

Setelah pengembangan selesai, lakukan pengujian sistem secara menyeluruh untuk memastikan bahwa sistem memenuhi persyaratan fungsional dan non-fungsional yang telah ditetapkan. Validasi sistem dengan melibatkan pemangku kepentingan bisnis dan pengguna akhir untuk mendapatkan umpan balik yang berharga.

7. Terus Lakukan Pemeliharaan dan Peningkatan

Setelah sistem diluncurkan, lakukan pemeliharaan dan perbaikan secara teratur untuk menjaga sistem tetap berjalan dengan baik dan memenuhi perubahan kebutuhan bisnis. Terus evaluasi dan tingkatkan sistem sesuai dengan umpan balik pengguna dan perkembangan bisnis.

Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, Anda dapat mentranslasikan kebutuhan bisnis menjadi sistem software development yang efektif dan sesuai dengan kebutuhan serta harapan bisnis. Ingatlah untuk selalu berkomunikasi secara aktif dengan pemangku kepentingan bisnis selama seluruh proses pengembangan untuk memastikan pengembangan sistem yang sukses.

Memahami spesifikasi sistem yang Anda ingin kembangkan

Memahami spesifikasi dan kebutuhan software membantu Anda menetapkan fokus dan ruang lingkup proyek dengan jelas. Dengan menetapkan batasan dan memahami apa yang harus dicapai, Anda dapat mengalokasikan sumber daya dengan efisien dan menghindari dispersi upaya yang tidak perlu. Hal ini akan membantu menjaga proyek tetap terkendali dan mengurangi risiko proyek berjalan di luar kendali.  Berikut adalah urgensi memahami spesifikasi dan kebutuhan software sebelum mengembangkannya secara lebih rinci:

1. Menghindari Rekayasa Ulang (Rework)

Salah satu alasan utama proyek development software mengalami penundaan dan biaya yang tinggi adalah karena rekayasa ulang. Jika spesifikasi dan kebutuhan tidak dipahami dengan baik sebelumnya, ada kemungkinan bahwa bagian-bagian software akan dibangun atau dikembangkan secara tidak benar, yang pada akhirnya akan memerlukan perbaikan atau pengubahan. Dengan memahami spesifikasi dan kebutuhan dengan baik, Anda dapat menghindari rekayasa ulang yang tidak efisien dan menghemat waktu dan sumber daya.

2. Memahami bahwa akan selalu ada perubahan

Perubahan dalam kebutuhan software adalah hal yang wajar selama proses pengembangan. Hal ini sangat common sekali terjadi dalam software development, itulah kenapa dalam proyek IT ada istilah cone of uncertainty yaitu adanya skala ketidakpastian yang besar di awal proses pengembangan dan akan semakin menurun ketidakpastiannya seiring dengan perjalanan proyek dan tahapan pengembangan yang diselesaikan. 

Namun dengan pemahaman yang kuat tentang spesifikasi dan kebutuhan awal, Anda dapat lebih mudah mengevaluasi dan mengelola perubahan tersebut. Anda dapat menilai dampak perubahan terhadap jadwal, anggaran, dan keseluruhan tujuan proyek, serta membuat keputusan yang tepat untuk mencapai hasil yang diinginkan.

3. Memaksimalkan Kepuasan Pengguna

Software yang berhasil adalah yang memenuhi kebutuhan pengguna secara efektif karena pada akhirnya sistem yang dikembangkan baik di internal perusahaan atau secara langsung ke konsumen, tujuan akhirnya adalah untuk memuaskan kepuasan konsumen. Dengan memahami spesifikasi dan kebutuhan yang akurat, Anda dapat membangun software yang sesuai dengan ekspektasi pengguna dan memberikan nilai tambah yang diinginkan. Hal ini akan membantu menciptakan pengalaman pengguna yang positif, meningkatkan kepuasan pengguna, dan memperkuat citra merek atau organisasi Anda.

4. Mengurangi Risiko Kesalahan dan Keamanan

Memahami spesifikasi dan kebutuhan software membantu dalam mengidentifikasi risiko kesalahan dan keamanan yang mungkin terjadi. Dengan memahami persyaratan fungsional dan non-fungsional, Anda dapat merencanakan dan mengimplementasikan langkah-langkah pengujian yang sesuai untuk memastikan bahwa software berfungsi dengan benar dan aman

Jika Anda baru pertama kali mengembangkan sistem, terutama sistem yang kaitannya berelevansi langsung dengan core business atau model bisnis utama Anda, maka biasanya Anda akan ditanyakan beberapa pertanyaan krusial oleh vendor sebelum diberikan proposal penawaran oleh vendor. Anda bisa download Software Development Requirement Cheat Sheet disini.

Siapa saja yang terlibat dalam Proses Requirement?

Proses pendetailan requirement software sangat menentukan kesuksesan development software itu nantinya. Dalam proses ini, berbagai pihak terlibat untuk memahami secara rinci kebutuhan bisnis dan teknis yang akan diimplementasikan dalam sistem software. Berikut adalah peran-peran apa saja yang terlibat dalam proses pendetailan requirement software antara vendor dan perusahaan.

1. Tim Manajemen Bisnis Perusahaan

Tim manajemen bisnis perusahaan bertanggung jawab untuk menyampaikan kebutuhan bisnis secara umum. Mereka adalah pemangku kepentingan utama yang memahami tujuan, visi, dan strategi bisnis perusahaan. Mereka berperan dalam mengartikulasikan kebutuhan bisnis, menentukan prioritas, dan memastikan bahwa sistem software yang dikembangkan akan memenuhi kebutuhan bisnis perusahaan.

2. Tim Teknis Perusahaan

Tim teknis perusahaan, seperti tim IT atau tim pengembangan software internal, terlibat dalam proses pendetailan requirement software untuk memberikan pemahaman teknis yang mendalam. Mereka dapat memberikan wawasan tentang arsitektur IT yang ada, bahasa pemrograman yang digunakan, infrastruktur, integrasi sistem, dan kebutuhan teknis lainnya. Mereka juga berperan dalam memvalidasi kelayakan teknis dan memberikan masukan teknis kepada vendor.

3. Vendor Software

Vendor software atau bisa disebut juga dengan Software House baik itu perusahaan pengembang perangkat lunak atau konsultan IT, memainkan peran sentral dalam pendetailan requirement software. Mereka memiliki pengetahuan dan keahlian teknis dalam mengembangkan perangkat lunak dan memahami proses pendetailan requirement. Vendor bertugas untuk bekerja sama dengan perusahaan dalam memahami kebutuhan, menerjemahkannya menjadi spesifikasi teknis yang lebih rinci, dan menghasilkan solusi yang memenuhi kebutuhan tersebut.

4. Analis Bisnis / Business Analyst

Analis bisnis berperan dalam mendalami kebutuhan bisnis secara mendalam. Mereka bertanggung jawab untuk menganalisis dan menguraikan kebutuhan bisnis menjadi persyaratan yang jelas dan terperinci. Analis bisnis berfungsi sebagai perantara antara tim manajemen bisnis perusahaan dan vendor software. Mereka bekerja sama dengan kedua belah pihak untuk memastikan pemahaman yang komprehensif tentang kebutuhan bisnis dan menerjemahkannya ke dalam dokumen persyaratan yang dapat dimengerti oleh semua pihak terkait.

5. Pengguna Akhir (End User) atau Pemangku Kepentingan Internal

Pengguna akhir atau pemangku kepentingan internal perusahaan, seperti pengguna departemen atau bagian yang akan menggunakan sistem software, juga berperan dalam pendetailan requirement. Mereka memberikan wawasan langsung tentang kebutuhan operasional, keinginan pengguna, dan tantangan yang dihadapi dalam lingkup pekerjaan mereka. Melibatkan pengguna akhir dalam proses pendetailan requirement membantu memastikan bahwa solusi yang dihasilkan akan relevan dan memenuhi kebutuhan mereka

Key Takeaway.

1. Memahami spesifikasi dan kebutuhan software sebelum mengembangkannya sangat penting untuk mengarahkan upaya pengembangan dan memastikan keberhasilan proyek.
2. Menanyakan pertanyaan yang tepat sebelum mengembangkan website membantu mengidentifikasi kebutuhan bisnis, menghindari rekayasa ulang, menghadapi perubahan dengan baik, memaksimalkan kepuasan pengguna, dan mengurangi risiko kesalahan.
3. Memahami spesifikasi dan kebutuhan software secara mendalam adalah langkah kunci dalam mentranslasikan kebutuhan bisnis menjadi sistem software yang efektif.
4. Proses pendetailan requirement software melibatkan berbagai pihak, termasuk tim manajemen bisnis perusahaan, tim teknis perusahaan, vendor software, analis bisnis, dan pengguna akhir atau pemangku kepentingan internal.
5. Kolaborasi yang baik antara vendor dan perusahaan sangat penting dalam proses pendetailan requirement software untuk memastikan pemahaman yang komprehensif tentang kebutuhan bisnis dan teknis serta menghasilkan solusi yang sesuai dengan harapan bisnis.
6. Pemahaman yang kuat tentang kebutuhan bisnis dan teknis membantu menghindari rekayasa ulang, meningkatkan kepuasan pengguna, dan menciptakan sistem software yang efektif dan sesuai dengan kebutuhan serta harapan bisnis.
7. Melibatkan pemangku kepentingan bisnis dan pengguna akhir dalam proses pendetailan requirement membantu memastikan relevansi dan keberhasilan sistem software yang dikembangkan.

Dengan mengikuti praktik-praktik terbaik ini, perusahaan dapat memastikan pengembangan sistem software yang sukses, memenuhi kebutuhan bisnis, dan memberikan nilai tambah yang diinginkan.

FAQ: 

Mengapa penting untuk menanyakan pertanyaan yang tepat sebelum mengembangkan website?

Pertanyaan yang tepat membantu mengidentifikasi kebutuhan bisnis, menghindari rekayasa ulang yang tidak efisien, menghadapi perubahan dengan baik, memaksimalkan kepuasan pengguna, dan mengurangi risiko kesalahan dalam pengembangan website.

Apa urgensi memahami spesifikasi dan kebutuhan software sebelum mengembangkannya?

Memahami spesifikasi dan kebutuhan software sebelumnya membantu menetapkan fokus dan ruang lingkup proyek, menghindari rekayasa ulang, menghadapi perubahan dengan lebih baik, memaksimalkan kepuasan pengguna, dan mengurangi risiko kesalahan dan keamanan.

Bagaimana cara mentranslasikan kebutuhan bisnis ke dalam sistem software development?

Proses mentranslasikan kebutuhan bisnis ke dalam sistem software development melibatkan pemahaman mendalam tentang kebutuhan bisnis dan teknis, identifikasi persyaratan fungsional dan non-fungsional, rancangan arsitektur sistem yang sesuai, pemilihan metode pengembangan dan teknologi yang tepat, serta pembuatan rencana pengembangan yang terperinci.

Siapa saja yang terlibat dalam proses pendetailan requirement software antara vendor dan perusahaan?

Proses pendetailan requirement software melibatkan tim manajemen bisnis perusahaan, tim teknis perusahaan, vendor software, analis bisnis, dan pengguna akhir atau pemangku kepentingan internal perusahaan.

Apa manfaat kolaborasi antara vendor dan perusahaan dalam pendetailan requirement software?

Kolaborasi yang baik antara vendor dan perusahaan dalam pendetailan requirement software membantu memastikan pemahaman yang komprehensif tentang kebutuhan bisnis dan teknis, serta menghasilkan solusi yang sesuai dengan harapan bisnis.

Bagaimana end user terlibat dalam proses pendetailan requirement software?

Pengguna akhir (end user) atau pemangku kepentingan internal perusahaan terlibat dalam pendetailan requirement software dengan memberikan wawasan langsung tentang kebutuhan operasional, keinginan pengguna, dan tantangan yang dihadapi dalam lingkup pekerjaan mereka.

Apa yang dapat dicapai dengan memahami spesifikasi dan kebutuhan software secara mendalam?

Dengan pemahaman yang mendalam tentang spesifikasi dan kebutuhan software, dapat dihindari rekayasa ulang yang tidak efisien, meningkatkan kepuasan pengguna, dan menciptakan sistem software yang efektif dan sesuai dengan kebutuhan serta harapan bisnis.

Bagaimana peran analis bisnis dalam pendetailan requirement software?

Analis bisnis berperan dalam menganalisis dan menguraikan kebutuhan bisnis menjadi persyaratan yang jelas dan terperinci, serta berfungsi sebagai perantara antara tim manajemen bisnis perusahaan dan vendor software.

Mengajukan pertanyaan yang tepat, memahami spesifikasi dan kebutuhan, serta melibatkan berbagai pihak terkait membantu memastikan kesuksesan pengembangan sistem software yang memenuhi kebutuhan bisnis dan pengguna akhir.