Ketika memilih vendor IT, sangat penting untuk menanyakan beberapa variasi pertanyaan untuk memastikan apakah vendor yang dipilih adalah vendor yang tepat untuk perusahaan Anda dan sesuai dengan kebutuhan spesifik dari proyek Anda. Vendor IT yang tidak tepat akan membawa kerugian jangka panjang di masa mendatang. Oleh karena itu Anda perlu memvalidasi secara detail profil dari vendor yang akan menjadi partner Anda dalam mengembangkan software. Berikut ini adalah panduan cara memilih vendor IT beserta list pertanyaan yang Anda perlu ajukan.

Fakta Bahwa Banyak Proyek IT Gagal

Berdasarkan hasil riset dari Standish Group, sebuah perusahaan riset dan konsultasi, hanya 16.2% dari proyek IT yang berhasil selesai tepat waktu dan masuk budget sesuai dengan seluruh fitur dan fungsi yang diminta dari awal. Mayoritas proyek, over budget, over time, hingga tidak dapat menyelesaikan fungsionalitas yang dijanjikan diawal. Bahkan 31.1% investasi IT dikategorikan gagal karena proyek ditinggalkan atau dihentikan.

Selain itu, riset dari McKinsey & Company juga menemukan bahwa 75% dari transformasi digital gagal mencapai tujuan mereka. Hasil penelitian menjelaskan hal ini karena tujuan transformasi yang tidak jelas, kurang fokus ke konsumen dan kurangnya komitmen dari top management.

Data lainnya juga diberikan oleh Boston Consulting Group (BCG) yang menjelaskan bahwa hanya 30% dari proyek IT selesai sesuai dengan tujuannya, dan hanya 14% selesai tepat waktu sesuai dengan budget dan fitur yang diminta.

Secara umum, dari banyak hasil penelitian yang ada bahwa failure rate dari proyek IT sangatlah tinggi. Kegagalan ini bisa dikategorikan sebagai overbudget, keterlambatan deliverables proyek, serta tidak mampu memberikan fitur dan fungsi yang diminta. 

Kegagalan proyek IT ini terjadi karena berbagai alasan. Salah satu alasan utamanya adalah manajemen proyek pengembangan yang kurang baik, dimana hal ini menyebabkan berbagai isu seperti ruang lingkup pekerjaan yang melebar, tujuan yang kurang jelas dan detail, timeline yang tidak realistis hingga kehabisan budget. 

Alasan lain kenapa proyek IT banyak yang gagal adalah karena masalah komunikasi antara tim proyek dan stakeholder terkait dimana menyebabkan kesalahpahaman atau perbedaan ekspektasi. Tidak hanya itu, penyebab lain dari kegagalan proyek IT adalah kurangnya perencanaan dan testing pada saat aplikasi sudah selesai. Tanpa perencanaan yang detail dan baik, proyek IT akan sangat mungkin mengalami bugs, crashes, hingga data loss.

Oleh karena itu, salah satu cara agar proyek IT tidak gagal adalah memastikan bahwa requirement proyek dibuat dengan detail dan jelas. Anda bisa melihat artikel ini untuk tahu lebih dalam mengenai cara mendetailkan requirement.

Kenapa Penting Memilih Vendor IT yang Tepat

Memilih vendor IT yang tepat sangat penting terutama untuk menjaga kualitas pekerjaan dari sistem yang ingin dibuat. Vendor yang baik memiliki pengalaman dan keahlian yang dibutuhkan untuk memberikan sistem dengan kualitas tinggi yang sesuai dengan kebutuhan spesifik perusahaan. Beberapa alasan lain kenapa penting untuk memilih vendor IT yang tepat yaitu:

• Pekerjaan selesai sesuai deadlines: Vendor yang dapat diandalkan akan mampu memberikan proyek tepat waktu dengan manajemen proyek yang rapi.
• Menghemat biaya: Jika Anda salah memilih vendor, maka Anda akan berhadapan dengan masalah budget, dimana budget Anda bisa jadi tidak akan efektif bahkan bisa overbudget.
• Skalabilitas: Vendor yang baik mampu memberikan solusi jangka panjang yang mempertimbangkan pertumbuhan perusahaan dan kemungkinan kebutuhan infrastruktur di masa mendatang.
• Reliable Support: Vendor IT yang baik akan membantu Anda dalam masa maintenance, memastikan bahwa fitur berjalan dengan baik dan apabila ada bugs atau error akan segera diselesaikan sehingga tidak mengganggu proses bisnis.
• Keamanan” Vendor IT yang dapat diandalkan, memiliki pengalaman dan keahlian yang dibutuhkan untuk memastikan bahwa sistem dan data Anda aman serta sesuai dengan peraturan hukum yang berlaku.
• Inovasi: Kemampuan untuk memberikan solusi inovasi terkini dan up-to-date dengan teknologi terakhir akan membantu perusahaan Anda meningkatkan proses bisnis dan kualitas pelayanan serta produk Anda.
• Long-term relationship: Proses mencari vendor bukanlah proses yang mudah, butuh waktu, tenaga, dan mungkin budget. Dengan memilih vendor yang tepat, maka Anda bisa membangun hubungan jangka panjang sehingga pada proyek mendatang Anda tidak perlu lagi mencari vendor dari awal dan bisa langsung berkomunikasi dengan vendor yang sudah Anda percayai.

Oleh karena itu, memilih vendor yang tepat di awal merupakan hal yang sangat krusial untuk kesuksesan proyek IT Anda. Hal ini akan berpengaruh dengan signifikan pada bottom line bisnis, kinerja serta tingkat kompetisi bisnis Anda. Memilih vendor yang tepat akan memastikan bahwa sistem IT Anda dapat diandalkan, hemat secara biaya dan mampu memberikan support penuh untuk pertumbuhan dan kesuksesan bisnis Anda.

Dampak apabila memilih Vendor IT yang Salah

Memilih vendor yang salah akan berpengaruh pada banyak hal. Salah satu yang paling signifikan adalah biaya. Mindset mencari vendor termurah pada dasarnya sangat berisiko. Memang secara biaya mungkin rendah di awal, tapi di masa mendatang akan menjadi beban biaya yang cukup besar. Hal ini dikarenakan vendor yang tidak tepat biasanya tidak memiliki pengalaman dan kapasitas yang dibutuhkan untuk mendeliver sistem yang berkualitas tinggi yang dibutuhkan oleh perusahaan. Sehingga potensi isu seperti bugs, crash, dan sebagainya akan cukup tinggi. 

Selain itu perlu diperhatikan juga pada aspek keamanan. Vendor yang tidak berpengalaman biasanya tidak memiliki perencanaan mitigasi dan keamanan yang detail terhadap sistem yang dibuat. Hal lain yang perlu Anda perhatikan sebagai dampak dari memilih vendor yang salah adalah reputasi bisnis Anda bisa menjadi hal yang dipertaruhkan. Kualitas sistem yang tidak baik, bukan hanya berdampak pada internal perusahaan, namun kepada citra perusahaan di publik, para stakeholder terkait, dan terutama konsumen setia dari perusahaan Anda. 

Memilih vendor yang salah juga dapat mempengaruhi tingkat produktivitas karena sistem yang diharapkan dapat meningkatkan efisiensi kenyataannya justru memperlambat proses bisnis yang diinginkan. Belum lagi jika pada saat selesai proyek, mereka bisa saja langsung memutus hubungan dan tidak memberikan support dan maintenance atau perawatan untuk sistem yang dikembangkan.

Pada intinya, vendor yang tidak tepat akan mempengaruhi kinerja perusahaan baik dari segi budget yang terpakai dengan tidak optimal, kualitas yang rendah, kerentanan keamanan, serta dampak buruk bagi citra atau brand perusahaan. Sehingga penting sekali bagi Anda untuk secara hati-hati mengevaluasi vendor potensial yang akan Anda ajak kerjasama agar memastikan mereka sesuai dengan kebutuhan spesifik bisnis Anda.

Lalu Apa Saja yang Perlu Disiapkan Saat Mencari Vendor IT?

Saat mencari vendor IT, ada beberapa hal yang harus Anda persiapkan untuk memastikan bahwa vendor tersebut adalah partner yang paling tepat untuk kebutuhan bisnis Anda. Beberapa hal yang perlu Anda persiapkan yaitu:

• Ruang lingkup pekerjaan yang jelas: Definisikan requirement dengan spesifik dan tujuan proyek yang jelas, meliputi scope pekerjaan, timelines dan budget. Hal ini akan membantu Anda berkomunikasi dengan vendor potensial dan mengevaluasi proposal mereka
• Daftar kriteria vendor: Identifikasikan kriteria vendor yang Anda inginkan untuk menjadi bahan evaluasi vendor tersebut. Beberapa contoh kriteria yaitu: pengalaman, keahlian, referensi. Hal ini akan membantu Anda membandingkan vendor secara objektif dengan vendor lain sebelum Anda mengambil keputusan.
• Membuat dokumen Request for Proposal (RFP): Membuat dokumen RFP akan membantu Anda untuk mengoutline kebutuhan spesifik requirement dan tujuan proyek Anda, termasuk kriteria vendor yang Anda inginkan. Anda bisa baca dokumen ini untuk melihat panduan membuat RFP. 
• List vendor potensial: Lakukan riset dan buat shortlist vendor potensial yang memiliki pengalaman dan keahlian spesifik di proyek yang ingin Anda kembangkan. Hal ini akan membantu Anda untuk mengerucutkan pilihan Anda dan fokus pada vendor tertentu saja.
• List pertanyaan untuk vendor: Siapkan list pertanyaan untuk vendor sebagai bahan evaluasi Anda. Hal ini akan membuat Anda semakin yakin dengan vendor pilihan Anda.
• Budget: Definisikan budget proyek Anda dengan jelas, sehingga Anda bisa melihat seberapa jauh gap atau margin dari budget Anda dengan budget yang ditawarkan oleh vendor potensial Anda.
• Rencana komunikasi yang jelas: Pertimbangkan untuk membuat perencanaan komunikasi yang jelas seperti bagaimana Anda berkomunikasi dengan vendor, seberapa intens, dan siapa yang akan menjadi narahubung atau person in charge (PIC) dari vendor potensial Anda.
• Buat termin kontrak yang jelas: Kontrak adalah landasan hukum yang mengikat kedua belah pihak. Hal ini penting untuk Anda sepakati diawal dengan vendor yang telah Anda pilih yang biasanya mencakup hal-hal krusial seperti ruang lingkup pekerjaan, timeline, termin pembayaran serta deliverables proyek.

Dengan menyiapkan hal-hal tersebut diawal, maka Anda akan dapat berkomunikasi dengan vendor potensial Anda dengan lebih efektif, mengevaluasi proposal mereka dengan lebih objektif dan memastikan bahwa keputusan yang Anda ambil adalah keputusan terbaik dan vendor yang terpilih adalah vendor yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan proyek Anda.

Pertanyaan yang Harus Anda Tanyakan ke Vendor IT Anda

Sebagaimana dijelaskan sebelumnya, memilih vendor IT adalah proses yang sangat krusial dan menentukan keberhasilan proyek Anda di masa mendatang. Salah satu hal yang harus Anda persiapkan sebelum bertemu dengan vendor potensial Anda adalah membuat checklist pertanyaan yang penting untuk Anda ketahui dari vendor Anda. Hal ini bertujuan untuk memastikan bahwa vendor yang Anda pilih nanti sesuai dengan karakter perusahaan Anda dan kebutuhan spesifik dari proyek Anda. Ada beberapa topik yang bisa Anda tanyakan seperti aspek komunikasi, ukuran perusahaan vendor, harga, keahlian, pengalaman, testimoni serta fleksibilitas dari vendor Anda. 

Secara umum Anda bisa menanyakan hal-hal berikut ini:

• Apa pengalaman Anda di industri perusahaan kami?
• Bisakah Anda memberikan referensi dari klien sejenis yang pernah bekerjasama dengan Anda?
• Bagaimana mekanisme manajemen proyek dan komunikasi yang Anda lakukan?
• Bagaimana cara Anda menghandle change request atau isu tertentu yang diluar perencanaan?
• Bagaimana mekanisme jaminan kualitas dari perusahaan Anda?
• Bagaimana cara Anda menjamin keamanan sistem Anda?
• Bagaimana skema maintenance dan support Anda?
• Bagaimana termin pembayaran yang Anda ajukan?

Pertanyaan diatas adalah beberapa contoh pertanyaan yang bisa Anda tanyakan. Kami sudah merangkum pertanyaan lainnya dengan lebih spesifik yang bisa Anda tanyakan ke calon vendor Anda. Silakan download checklist pertanyaan tersebut pada tombol download di akhir artikel ini.

Key Takeaway

Memilih pertanyaan yang tepat saat mengevaluasi vendor IT sangatlah penting karena dapat membantu Anda mengumpulkan informasi yang Anda inginkan. Dengan menanyakan hal yang tepat, Anda bisa:

1. Mengevaluasi pengalaman dan keahlian vendor. Anda bisa mengetahui kualifikasi vendor apakah mereka memiliki kemampuan dan resource yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek Anda secara sukses
2. Menilai kemampuan komunikasi dan kolaborasi vendor. Anda bisa mengetahui apakah vendor mampu secara efektif berkomunikasi dan berkolaborasi dengan perusahaan Anda
3. Memahami pendekatan vendor dalam manajemen proyek. Anda bisa memahami bagaimana metode pengembangan proyek dan bagaimana memastikan bahwa proyek akan berjalan sesuai dengan timeline yang ditentukan
4. Menilai kualitas vendor dalam jaminan kualitas dan testing. Dengan menanyakan hal tersebut Anda dapat memastikan apakah produk akhir dapat sesuai ekspektasi dan kualitas yang baik
5. Mengevaluasi kemampuan vendor terhadap keamanan data. Hal ini penting agar Anda dapat memastikan bahwa data Anda terproteksi dengan baik dan sesuai dengan regulasi hukum yang berlaku
6. Memahami pendekatan vendor dalam skalabilitas dan pengembangan masa mendatang. Anda perlu tahu bagaimana cara vendor untuk mensupport pertumbuhan masa mendatang dari bisnis Anda
7. Mengevaluasi jasa support dan maintenance vendor. Anda dapat mengetahui apa saja jasa maintenance yang diberikan oleh vendor Anda ketika proyek selesai dan bagaimana mereka memastikan produk akan dimaintain sesuai dengan kesepakatan yang disepakati. 
8. Mengetahui tingkat availabilitas dan responsivitas vendor. Anda dapat memastikan bahwa vendor akan mampu mensupport Anda pada saat dibutuhkan dan merespon dengan cepat pada saat ada isu yang terjadi.

FAQ

Bagaimana saya tahu jika vendor IT ini cocok untuk perusahaan saya?

Untuk menentukan apakah sebuah vendor cocok untuk perusahaan Anda, Anda harus mengevaluasi pengalaman dan keahlian mereka, melihat referensi dan studi kasus mereka, dan menilai keterampilan komunikasi dan kolaborasi mereka. Selain itu, Anda harus memastikan bahwa harga mereka sesuai dengan budget yang sudah Anda tentukan.

Apa saja alasan umum kegagalan dari proyek IT?

Beberapa alasan umum kegagalan proyek IT adalah manajemen proyek yang buruk, tujuan dan ruang lingkup yang kurang jelas, jadwal yang tidak realistis, anggaran yang berlebihan, kurangnya komunikasi dan kolaborasi, serta kurangnya perencanaan dan skema pengujian/testing yang tepat.

Bagaimana cara mengurangi risiko kegagalan proyek IT?

Untuk mengurangi risiko kegagalan proyek IT, perusahaan harus menetapkan tujuan dan sasaran yang jelas, menetapkan timeline yang realistis, dan memastikan bahwa mereka memiliki sumber daya yang diperlukan. Selain itu, perusahaan harus memilih vendor yang memiliki pengalaman dan keahlian dalam bidang yang spesifik untuk kebutuhan mereka, menetapkan mekanisme komunikasi dan kolaborasi yang jelas, serta memastikan bahwa proses pengujian dan jaminan kualitas yang tepat tersedia.

Seberapa pentingkah pengalaman dan keahlian vendor IT?

Pengalaman dan keahlian vendor IT sangatlah penting, karena dapat sangat mempengaruhi kesuksesan suatu proyek. Vendor berpengalaman dan ahli akan memiliki keterampilan dan sumber daya yang diperlukan untuk menghasilkan produk berkualitas tinggi, tepat waktu, dan sesuai anggaran.

Bagaimana cara memastikan bahwa vendor IT saya akan memenuhi kebutuhan khusus perusahaan saya?

Untuk memastikan bahwa vendor IT akan memenuhi kebutuhan khusus perusahaan Anda, Anda harus secara jelas menentukan persyaratan, tujuan, serta ruang lingkup proyek, dan mengkomunikasikannya kepada calon vendor. Selain itu, Anda harus mengevaluasi pengalaman dan keahlian vendor, melihat referensi dan studi kasus mereka, serta menilai keterampilan komunikasi dan kolaborasi mereka.

Bagaimana cara memastikan bahwa vendor IT saya akan memenuhi kebutuhan khusus perusahaan saya?

Untuk memastikan bahwa vendor IT akan memenuhi kebutuhan khusus perusahaan Anda, Anda harus secara jelas menentukan persyaratan, tujuan, serta ruang lingkup proyek, dan mengkomunikasikannya kepada calon vendor. Selain itu, Anda harus mengevaluasi pengalaman dan keahlian vendor, melihat referensi dan studi kasus mereka, serta menilai keterampilan komunikasi dan kolaborasi mereka.

Seberapa penting penetapan harga dan term of agreement dari vendor?

Penetapan harga dan term of agreement dari vendor sangat penting, karena dapat mempengaruhi keberhasilan proyek. Perusahaan harus memastikan bahwa harga vendor dan term of agreement yang diajukan vendor selaras dengan tujuan keuangan dan anggaran mereka.