Mari kita bayangkan bahwa Anda akhirnya memilih perusahaan outsourcing yang berkualitas dengan tim pengembang software yang berdedikasi. Anda mungkin yakin bahwa vendor yang Anda pilih dapat diandalkan. Namun, bukankah Anda ingin memastikan bahwa vendor yang Anda pekerjakan memiliki pemahaman tentang harapan Anda sebelum mereka mulai mengerjakan proyek? Jika jawaban Anda adalah “Ya” atau “Pastinya” maka teruslah membaca untuk mengetahui cara menjalankan kolaborasi yang sukses dengan vendor dan mengapa Statement of Work (SOW) dalam pengembangan software memainkan peran penting.

Apa sebenarnya Statement of Work (SOW) dan mengapa hal ini wajib dimiliki untuk menciptakan partnership yang produktif dengan perusahaan IT? Pada dasarnya, ini adalah dokumen yang mengklarifikasi setiap aspek kontrak Anda dengan perusahaan lain, termasuk jadwal, persyaratan, standar kerja, metode pembayaran, serta kriteria penerimaan untuk pengiriman. Faktanya, Statement of Work yang berkualitas baik harus mencakup setiap titik kritis pekerjaan. Jadi, apa sebenarnya dokumen ini harus disertakan? Berikut ini penjelasannya.

Tujuan Statement of Work (SOW)

Sebelum memulai proyek, setiap pihak harus memastikan bahwa mereka memahami metodologi, tujuan, tenggat waktu, pembayaran, tanggung jawab, dan persyaratan. Statement of Work (SOW) dalam pengembangan software adalah dokumen bisnis yang mencakup setiap nuansa perjanjian antara klien dan perusahaan outsourcing untuk meningkatkan kerja sama dan meminimalkan kemungkinan konflik atau ketidaksepahaman antara organisasi. Selain ruang lingkup pekerjaan, jadwal, tujuan proyek, standar, dan definisi keberhasilan, SOW dapat mencakup informasi lain-lain, seperti pertimbangan keamanan, pembatasan hardware dan software, dukungan pasca-proyek, penalti untuk penyerahan terlambat atau berkualitas buruk, dan klausul untuk mengakhiri kontrak lebih awal. Meskipun SOW biasanya dianggap lebih dari dokumen bisnis daripada yang legal, Anda tidak boleh meremehkan kepentingannya karena mendefinisikan sejauh mana kolaborasi Anda dengan perusahaan outsourcing. Oleh karena itu, SOW harus eksplisit, jelas, dan ditulis dalam bahasa yang dapat dimengerti, menghindari sesedikit mungkin interpretasi.

Siapa yang Harusnya Menulis Statement of Work (SOW)?

Dalam pengembangan software, SOW biasanya dibuat oleh vendor atau outsourcing. Apa yang membuat metode ini konvensional di industri adalah fakta bahwa software developer dapat menulis SOW dengan informasi proyek terperinci dan sebagai bagian dari keseluruhan dokumentasi. Sulit untuk menemukan penulis yang cukup memenuhi syarat untuk memahami kekhususan kontrak Anda. Namun, perusahaan IT yang bertanggung jawab atas pengembangan proyek jauh lebih mungkin untuk menyusun dokumen berkualitas segera untuk diberikan kepada klien. Di Badr Interactive, kami mengikuti template SOW kustom kami dan menyediakan SOW mendalam dan komprehensif kepada klien kami yang mencakup semua informasi yang diperlukan untuk kemitraan yang efektif.

Apa yang termasuk dalam Statement of Work (SOW) untuk proyek pengembangan software?

Sebagai aturan praktis, semakin banyak informasi yang berisi Statement of Work, semakin besar kemungkinan kebutuhan pelanggan akan terpenuhi dengan cara yang paling hemat waktu dan biaya. Format dapat bervariasi tergantung vendor, namun sebagian besar SOW mematuhi panduan yang valid di mana konten terdiri sebagai berikut.

Perkenalan

Mulailah dengan menyatakan tujuan dan daftar pihak yang terlibat dalam proyek. Penting untuk menunjukkan tanggal dan lokasi penyusunan dokumen untuk menghindari kekhawatiran tentang kredibilitas dan legitimasinya.

Tujuan

Bagian ini harus menyatakan dengan spesifik apa tujuan akhir dari proyek dan bagaimana cara mencapainya Pemahaman yang jelas tentang harapan klien akan meningkatkan efektivitas kolaborasi dengan organisasi Anda.

Ruang Lingkup dan Deskripsi

Mengingat kompleksitas bab SOW ini untuk pengembangan software, lebih efisien untuk menguraikan proyek menjadi beberapa langkah, seperti “fase penemuan proyek,” “pengembangan aplikasi,” dan “fase pengujian.” Kemudian, langkah-langkah ini harus dibagi menjadi tugas yang luas dan komprehensif, yang mungkin ingin Anda pecahkan lebih lanjut ke fase jika kompleksitas produk memanggilnya.

Setelah meninjau, pastikan bahwa bagian Lingkup dan Deskripsi mengidentifikasi informasi berikut:

• Anggaran secara umum.
• Ekspektasi hasil.
• Tugas individu.
• Fase tugas tertentu.
• Tanggung jawab dan peran masing-masing pihak, termasuk angka yang bertanggung jawab atas konfigurasi dan input software, informasi yang diberikan, keamanan, serta persetujuan pemeliharaan dan kinerja sistem.
• Manajer proyek yang dipilih, perwakilan dari masing-masing organisasi, dan tokoh-tokoh kunci lainnya.
• Orang-orang dengan wewenang untuk menerima produk lengkap yang disediakan oleh pengembang software.
• Kondisi tentang kemungkinan force majeure atau masalah dalam implementasi fungsionalitas.
• Spesifikasi dan batasan untuk pengembangan subkontraktor, dan perusahaan yang bertanggung jawab atas kualitas pekerjaan subkontraktor.
• Persyaratan atau sertifikasi untuk pengembang atau sub-kontraktor.

Lokasi Operasi

Saat mempekerjakan perusahaan outsourcing untuk pengembangan software, Anda dapat memperoleh akses ke kumpulan engineer berbakat di seluruh dunia. Hal ini berarti bahwa beberapa vendor dapat bekerja untuk Anda dari berbagai negara dengan yurisdiksi yang berbeda. Oleh karena itu, sangat penting untuk mencantumkan fasilitas tempat programmer beroperasi dan zona waktu tempat mereka beroperasi. Jika pelanggan ingin mengadakan pertemuan offline dengan perwakilan vendor, dokumen SOW sebaiknya juga dengan jelas menentukan lokasi tempat rapat dapat berlangsung.

Standar

Jika bagian Ruang Lingkup dan Deskripsi adalah semua hal yang terkait dengan sifat proyek, bagian standar dari SOW ini menjelaskan tentang standar proses operasi, yang mencakup informasi berikut:

• Keterbatasan teknologi (bahasa dan platform pengkodean).
• Acuan standar software developer pada industrinya
• Diagram pipeline CI/CD.
• Informasi tentang pengujian produk, pihak yang terlibat, dan hardware atau software yang diperlukan.
• Daftar perangkat, resolusi layar, dan browser yang diterima untuk proses pengujian.
• Sarana dan alat untuk komunikasi antara klien dan vendor outsourcing.
• Prosedur untuk perubahan kecil dan besar dalam pengembangan.
• Sanksi keterlambatan penyerahan dan bonus untuk tenaga kerja ekstra.

Tenggat waktu dan Jadwal

Kami pikir Anda akan setuju bahwa proses development tidak boleh terburu-buru. Namun, disisi lain memiliki tenggat waktu dan jadwal yang ketat juga dapat meningkatkan kualitas produk dan memberi proyek lebih banyak fleksibilitas. Memiliki jadwal menyeluruh membantu menjaga proyek tetap maju dengan beberapa ruang tersisa untuk uji coba-dan-kesalahan atau masalah potensial yang mungkin terjadi selama pengembangan. Oleh karena itu, setiap SOW harus menyatakan tanggal mulai dan timeline proyek. Untuk merampingkan pengembangan, kedua belah pihak perlu memiliki daftar tugas dan milestone terperinci dengan tanggal deliverables yang ditetapkan. Selain itu, dokumentasi juga harus menetapkan timeline untuk evaluasi kinerja secara berkala. Bagian ini juga harus menentukan durasi kontrak, yang diukur berdasarkan tanggal atau dengan periode tertentu. Hal lainnya dalam bagian ini mencakup jam operasional maksimum yang dibayarkan setiap minggu atau bulanan dari tim pengembangan software.

Pemantauan

Seperti disebutkan di atas, SOW harus menyatakan tenggat waktu untuk evaluasi kinerja jika perusahaan ingin melakukan monitoring performa development. Vendor pengembangan software harus mematuhi tanggung jawabnya dan memberikan laporan rutin kepada klien. Perusahaan juga dapat menggunakan tools-tools manajemen proyek. Beberapa aplikasi paling populer untuk mengawasi dan meninjau operasi proyek adalah Jira, Basecamp, Trello, Asana. Meskipun semua alat dan aplikasi untuk manajemen harus dinyatakan dengan jelas dalam perjanjian.

Kriteria Penerimaan

Dalam kriteria penerimaan, intinya adalah tentang bagaimana kita tahu pekerjaan telah dilakukan? Dokumen harus dengan jelas mendefinisikan keberhasilan dan kegagalan, yang berarti harus mencakup kriteria apa yang merupakan hasil yang berhasil diselesaikan yang harus diterima dan dibayar oleh klien. Juga, itu harus mencakup keadaan di mana perusahaan dapat mengakhiri perjanjian tanpa membayar harga penuh. Deskripsi terperinci tentang kriteria penerimaan fitur juga akan membantu menutupi risiko permintaan perubahan. Selain itu, Statement of Work harus menyertakan lampiran dengan informasi tentang proses pengajuan, serta orang-orang yang berwenang untuk meninjau dan menerima hasil kerja.

Mode Kontrak dan Model Pembayaran

Setelah mencapai kesepakatan tentang persyaratan pembayaran yang disukai, perusahaan harus menguraikan cara pembayarannya dengan detail.

Dalam outsourcing pengembangan software, biasanya ada dua model harga yang bervariasi berdasarkan ruang lingkup proyek Anda:

• Kontrak harga tetap untuk proyek secara keseluruhan. Paling cocok untuk perusahaan yang memiliki rencana terperinci, tanggal pengiriman yang ketat, dan persyaratan yang ditentukan. Model ini juga cocok dengan proyek yang lebih kecil. Dengan jenis kontrak ini, vendor biasanya bertanggung jawab penuh atas hasilnya, tetapi proyek Anda membahayakan fleksibilitas. Pembayaran biasanya diatur berdasarkan jadwal, atau setelah mencapai tonggak atau hasil pengiriman tertentu, atau dapat dilakukan sebagai jumlah tunggal ketika pekerjaan selesai.
• Kontrak harga Berbasis Waktu. Jika sebuah proyek memiliki sifat yang sangat dinamis, potensi perubahan requirement yang besar, dan ruang lingkup proyek yang tidak dapat diidentifikasi dengan detail, maka skema pembayaran berbasis waktu adalah skema yang paling tepat. Ini adalah jenis pembayaran yang lebih efisien untuk kedua belah pihak karena memungkinkan penyesuaian requirement, penggantian fitur, dan memungkinkan pelanggan untuk mengelola dan memantau tim teknik secara efektif. Klien biasanya melakukan pembayaran bulanan berdasarkan jam tim pemrograman yang dicurahkan untuk bekerja.

Lain-lain

Beberapa pertanyaan lain yang dapat Anda gali lebih dalam untuk diklarifikasi di dokumen Scope of Work (SOW) proyek IT Anda mencakup:

• Pertanyaan tentang peraturan dan standar keamanan.
• Pembayaran perjalanan (jika diperlukan rapat kehidupan nyata).
• Detail tentang kepemilikan kode.
• Komposisi kru teknik dan tim evaluasi program.
• Dukungan pasca-penyelesaian, komunikasi dengan klien, dan pengujian lebih lanjut.
• Tugas admin akhir (bagaimana dan di mana dokumen akan ditandatangani).
• Perkiraan tingkat usaha.
• Batas tanggung jawab dan jaminan.
• Jangka waktu untuk menerapkan perubahan komposisi tim teknik.

Kesimpulan

Pada intinya, Statement of Work (SOW) adalah salah satu pilar kolaborasi antara klien dan perusahaan pengembangan software. Ini memberikan kedua belah pihak dengan perencanaan, metodologi, dan, yang paling penting, kejelasan dan pemahaman tentang pekerjaan yang harus dilakukan. Kami bahkan dapat dengan yakin mengatakan bahwa SOW merupakan dokumen penting yang dapat membawa kesuksesan dan terhindar dari kegagalan.