Pernahkah Anda mendengar istilah SaaS sebelumnya? Istilah ini sudah sangat populer di kalangan teknologi dan juga developer. Singkatnya, SaaS adalah layanan yang bisa Anda gunakan untuk mengembangkan bisnis Anda saat ini.
Saat ini banyak aplikasi yang menggunakan SaaS dan bisa Anda gunakan secara gratis maupun berbayar untuk menunjang bisnis Anda. Pada artikel kali ini, Badr Interactive akan membahas lengkap mengenai SaaS dan keunggulannya seperti berikut ini!
Pengertian
SaaS adalah jenis layanan yang menyediakan software untuk pengguna online dengan basis cloud computing. SaaS merupakan kependekan dari Software as a Service, biasanya dikenal juga sebagai layanan web-based software atau on-demand software. Layanan ini menjadi salah satu yang mudah digunakan karena sudah terdapat berbagai penyedia layanan yang tersedia.
SaaS adalah layanan cloud computing yang terpusat pada sebuah data center yang bisa Anda akses secara online. Pada dasarnya terdapat 3 jenis layanan cloud computing yaitu SaaS, IaaS, dan PaaS. Hal yang membedakan ketiganya adalah pada jenis layanan yang disediakan.
IaaS adalah Infrastructure as a Service yang memiliki sumber daya jaringan, komputasi, dan serta penyimpanan dasar sesuai dengan permintaan. Jenis layanan ini sering digunakan oleh Amazon Web Services (AWS), DigitalOcean, Microsoft Azure, Google Compute Engine (GCE), dan Linode.
Sementara itu, PaaS adalah Platform as a Service atau sebuah layanan cloud yang dimanfaatkan pengguna untuk membuat aplikasi di atasnya. Contohnya seperti Amazon Web Service, Windows Azure, Heroku, Force.com, Google App Engine, Apache Stratos, OpenShift, dll.
Ketiganya tentu memiliki fungsi, karakteristik, serta kelebihannya masing-masing. Untuk mempermudah Anda dalam ilustrasi seperti berikut ini:
Dapat disimpulkan bahwa dari ketiga jenis layanan cloud computing ini, SaaS adalah pilihan yang tepat karena lebih praktis dan efisien. Layanan ini memudahkan kita karena tidak perlu melakukan maintenance dan sejenisnya, karena hal ini sudah termasuk dari service dari layanan SaaS.
SaaS adalah layanan yang cocok digunakan bagi start-up maupun perusahaan yang sedang membuat aplikasi yang tidak ingin direpotkan mengenai server dan sejenisnya. SaaS juga bisa digunakan saat Anda ingin mengerjakan project yang mengharuskan kolaborasi dengan cepat dan mudah.
Jenis layanan ini juga bisa digunakan perorangan untuk berbagai kebutuhan apa saja, karena Anda tidak perlu menginstall aplikasi dan bisa langsung mengaksesnya melalui browser.
SaaS adalah layanan yang menggunakan model lisensi software, sehingga Anda hanya perlu membayar biaya berlangganan ataupun subscription setiap periode waktunya. Di Indonesia sendiri sudah banyak start-up yang menggunakan layanan SaaS seperti Quintal, Gadjian, Sleekr, dan AkuntansiOnline.
Sebelum Anda memutuskan untuk menggunakan layanan SaaS, pastikan sudah mengetahui betul apa fungsi, karakteristik dan juga kekurangan layanan SaaS, dengan membaca penjelasannya berikut ini!
Karakteristik
SaaS memiliki beberapa karakteristik yang membedakannya dengan layanan lainnya, berikut adalah detail karakteristik dari SaaS:
1. Dapat Diakses Menggunakan Internet
SaaS adalah layanan yang dikelola secara terpusat dan selalu tersinkronisasi oleh si pembuat layanan. Anda sebagai pengguna bisa langsung mengaksesnya tanpa perlu melakukan install secara manual. Jadi, kualitas jaringan internet Anda akan berpengaruh pada akses aplikasi yang menggunakan SaaS.
Seperti contohnya, Google Workspace yang menjadi salah satu layanan SaaS dari Google. Google Workspace ini pun terbagi menjadi Google Document, Google Slide, Google Sheet, dan lainnya. Layanan ini tentu mengingatkan Anda dengan Microsoft Office yang juga memiliki fitur yang sama namun mengharuskan Anda untuk melakukan install manual pada PC.
Fitur yang ada di Google Workspace ini memungkinkan penggunanya untuk berkolaborasi menggunakan lembar kerja yang sama, di mana hal ini akan memudahkan dalam sisi monitoring dan juga diskusi. Selain itu, Google Workspace juga dilengkapi dengan fitur pendukung seperti auto-savenya yang sangat membantu proses backup data yang Anda kerjakan. Tak hanya itu saja, di fitur Google Workspace Anda juga bisa menggunakan fitur chat untuk berkomunikasi sesama anggota tim sehingga sangat memudahkan bagi Anda yang bekerja secara remote working.
2. Penyimpanan Berbasis Cloud
Seperti yang sudah disinggung sebelumnya, karakteristik selanjutnya dari SaaS adalah penyimpanannya yang berbasis cloud. Hal ini tentu akan memudahkan kita dari sisi pengguna karena data yang tersimpan akan menjadi satu di server utama. Penyimpanan cloud juga membantu kita untuk bisa mengakses file ataupun layanan dari mana saja selama terdapat koneksi internet yang baik.
Misalnya Anda menggunakan layanan Google Workspace yang terintegrasi langsung dengan Google Drive akun Anda. Kemudahan ini membuat Anda bisa melakukan akses dari berbagai device selama memiliki akun Google Anda.
3. Bebas Maintenance
Perusahaan yang menggunakan layanan SaaS akan menghemat berbagai sektor seperti biaya dan juga sumber daya manusia (SDM) karena Anda tidak perlu repot untuk mengurusi bagian maintenance layanan. Proses maintenance ini terkadang sering menyebabkan error saat kita membuka layanannya. Namun tak perlu khawatir karena proses maintenance ini terjadi secara cepat dan layanan akan bisa digunakan kembali secepatnya.
SaaS adalah layanan yang juga membantu Anda dalam memudahkan proses analisis data. Salah satunya dengan memanfaatkan Content Management System (CMS), dengan hal ini akan membantu perusahaan dalam memantau serta mendapatkan analisis secara real-time dari konten yang dimiliki.
Contoh Aplikasi SaaS
Berikut adalah contoh aplikasi SaaS dari berbagai bidang industri yang bisa Anda jadikan sebagai referensi:
1. Microsoft 365
Tentu Anda sudah tidak asing dengan aplikasi yang satu ini. Microsoft 365 adalah inovasi yang diciptakan oleh perusahaan Microsoft dengan menciptakan versi SaaS dari aplikasi terkenal mereka yaitu Microsoft Office. Microsoft 365 adalah yang menjadi bisa Anda gunakan untuk mengolah, menyimpan, dan mengkombinasikan data berbentuk dokumen.
SaaS yang digunakan dalam Microsoft 365 adalah untuk membantu pengguna mengakses semua fitur yang disediakan seperti Outlook, Excel, PowerPoint, OneNote, hingga Visio kapanpun dan bisa dibuka melalui berbagai gadget yang terhubung dengan jaringan internet.
SaaS adalah hal yang sangat penting dalam Microsoft Team, karena pengguna memiliki akses untuk mengunggah database mereka ke OneDrive. Anda bisa menyesuaikan penggunaan Microsoft 365 sesuai dengan pekerjaan maupun kebutuhan tim untuk bekerja.
2. Canva
Contoh berikutnya dari aplikasi SaaS adalah Canva. Aplikasi ini digunakan untuk membuat berbagai desain grafis secara gratis dengan berbagai template yang bisa Anda personalisasi. Anda bisa mengakses Canva melalui browser dan bisa langsung mulai berkreasi dengan desain yang ingin dibuat.
Layanan yang sudah hadir semenjak 2012 ini memudahkan penggunanya untuk membuat desain, logo, presentasi, hingga konten secara online dan bisa menyimpan dokumen mereka melalui cloud yang tersedia otomatis di Canva. Aplikasi ini juga dikenal memiliki berbagai fitur lengkap seperti ilustrasi, fitur edit, hingga berbagai format konten yang sudah tersedia di Canva.
3. Google Workspace
Aplikasi selanjutnya yang berbasis SaaS adalah Google Workspace. Layanan yang disediakan Google ini memiliki berbagai fitur yang bisa dimanfaatkan sebagai penunjang pekerjaan Anda. Google Workspace ini memiliki fitur yang hampir sama dengan Microsoft 365, perbedaannya Google Workspace lebih mudah untuk diakses pengguna baru daripada Microsoft 365.
Karena layanan ini berbasis cloud, Anda tak perlu repot untuk melakukan backup atau menyimpan file manual karena Google Workspace memiliki fitur auto-save saat Anda terkoneksi internet maupun offline. Saat ini, Google Workspace banyak digunakan oleh berbagai sektor industri karena kemudahannya dan juga fiturnya yang sangat praktis.
4. Dropbox
Contoh keempat dari aplikasi yang menggunakan sistem SaaS adalah Dropbox, fitur penyimpanan cloud yang satu ini dikenal sangat mudah digunakan dan lebih praktis. Anda bisa mengunggah berbagai jenis format file dengan berbagai ukuran ke dalam Dropbox tanpa khawatir jika file itu akan hilang, Dropbox memiliki tingkat keamanan yang sangat rapat, sehingga kecil kemungkinan untuk file Anda hilang atau rusak begitu saja.
5. Hubspot
Contoh terakhir dari aplikasi yang berbasis SaaS adalah Hubspot yang menjadi tools layanan CRM (Customer Relationship Management). Di era serba digital saat ini, Hubspot menjadi solusi berbagai permasalahan digital marketing untuk menyimpan semua data dan informasi dari customer.
Hubspot adalah tools yang akan membantu Anda dalam melakukan berbagai strategi pemasaran, sehingga akan membuat terjadinya semakin banyak tingkat konversi pada bisnis Anda. Adapun fitur-fitur yang disediakan oleh Hubspot adalah Landing Page Marketing, Email Marketing, Live Chat, Contact, hingga Subscribe. Anda bisa menyesuaikan kebutuhan strategi bisnis Anda dengan fitur yang tersedia.
Kelebihan
Bagi Anda yang masih bingung dan ragu untuk menggunakan layanan SaaS, berikut adalah kelebihan yang bisa didapatkan jika Anda menggunakan SaaS:
1. Akses yang Mudah
Kelebihan pertama dari layanan SaaS adalah memiliki akses yang mudah untuk digunakan. Pengguna akan bisa mengaksesnya kapanpun dan dimanapun melalui berbagai gadget HP maupun PC selama terkoneksi dengan internet. Hal ini tentu menguntungkan karena saat ini banyak orang yang memiliki mobilitas yang sangat tinggi, kelebihan ini tentu akan menjadi pertimbangan pengguna untuk menggunakan layanan berbasis SaaS yang Anda buat.
Selain itu, pengguna juga tidak dibebankan untuk melakukan install ataupun download aplikasi secara manual, karena Anda bisa mengaksesnya melalui browser saja. Biasanya, layanan yang berbasis SaaS akan lebih optimal jika diakses melalui browser PC. Layanan SaaS tentu cocok bagi Anda yang saat ini bekerja secara remote-working karena mempermudah sistem komunikasi dan kerjasama dengan tim.
2. Menghemat Biaya Operasional
Keunggulan lainnya yang bisa Anda dapatkan ketika menggunakan sistem SaaS adalah bisa menghemat biaya operasional. Mengapa demikian? Dengan menggunakan layanan SaaS, Anda tidak perlu melakukan maintenance server maupun update, karena sudah dilakukan oleh penyedia layanan secara rutin. SaaS juga menawarkan berbagai model bisnis yang menguntungkan untuk Anda selaku konsumen, salah satunya dengan sistem Subscribe.
Sistem Subscribe memudahkan Anda untuk mendapatkan berbagai fitur eksklusif dan juga premium yang disediakan oleh developer. Jika kedepannya, Anda ingin beralih atau ganti produk SaaS lainnya, Anda hanya perlu melakukan Unsubscribe saja pada layanan tersebut. Hitungan ini akan jauh lebih murah daripada kita membuat sistem sendiri. Sangat mudah dan efisien bukan?
3. Mudah Untuk Analisis Data
Kelebihan lain dari sistem SaaS adalah Anda akan dipermudah untuk melakukan analisis data. Biasanya pihak developer sudah menyediakan berbagai fitur analisis yang membantu Anda membaca data secara real-time.
4. Menghemat Waktu
Keuntungan berikutnya dari SaaS yaitu bisa menghemat waktu, hal ini dikarenakan Anda tidak perlu repot-repot untuk meluangkan waktu dalam maintenance maupun memperbaiki bug, karena hal ini sudah secara otomatis dilakukan oleh penyedia jasa atau layanan SaaS. Jadi, SaaS adalah pilihan yang tepat untuk membantu Anda dalam menyelesaikan pekerjaan dengan waktu yang sudah ditentukan.
Kekurangan
Meskipun memiliki banyak kelebihan, SaaS juga terdapat beberapa kekurangan yang bisa Anda gunakan sebagai bahan pertimbangan dalam menggunakannya. Berikut adalah kekurangan SaaS:
1. Memerlukan Jaringan Internet
Saat Anda menggunakan aplikasi atau layanan berbasis SaaS, koneksi internet menjadi salah satu faktor yang sangat penting karena menentukan kelancaran pada penggunaannya. Jika Anda sedang tidak terkoneksi internet akan berdampak pada data yang tidak sinkron hingga data yang hilang begitu saja. Hal ini tentu bisa menjadi pertimbangan Anda dengan melihat fitur apa saja yang nantinya akan dibuat dan siapa saja customer yang akan menggunakan produk Anda nantinya.
2. Keamanan Data
Kekurangan berikutnya dari sistem SaaS adalah terdapat resiko keamanan data yang mengancam. Hal ini bisa terjadi karena saat ini sistem SaaS sangat bergantung pada cloud computing yang digunakan, dan berpotensi menjadi sebuah pisau bermata dua bagi pengguna.
Karena kemudahan cloud computing terkadang dimanfaatkan oleh hacker untuk melakukan pencurian data maupun cyber crime lainnya. Pastikan untuk memilih layanan SaaS yang memiliki keamanan yang tinggi dan sudah terjamin aman oleh penggunanya.
3. Keterbatasan Fitur dan Personalisasi Terbatas
Kekurangan terakhir dari layanan berbasis SaaS adalah adanya keterbatasan fitur yang ada pada beberapa aplikasi. Maka dari itu, perusahaan harus jeli dan melihat dengan seksama, fitur apa saja yang mereka butuhkan dari sebuah aplikasi.
Selain itu, layanan berbasis SaaS juga tidak bisa Anda personalisasi sesuai dengan keinginan Anda. Hal ini dikarenakan SaaS adalah layanan yang diciptakan untuk berbagai jenis pengguna, sehingga Anda tidak bisa memilih atau menghilangkan fitur yang sudah ada.
Jadi, Apakah SaaS adalah Solusi yang Tepat untuk Bisnis Anda?
Banyak orang yang mempertanyakan lebih baik menggunakan layanan SaaS atau membuatnya Scratch (membuatnya dari awal)? Hal ini kembali lagi tergantung pada kebutuhan yang Anda inginkan. Menggunakan layanan SaaS yang sudah ada saat ini akan menguntungkan dari sisi biaya dan juga waktu karena pada dasarnya aplikasi sudah siap dan tinggal dikustomisasi sesuai kebutuhan Anda.
Namun, yang perlu Anda perhatikan, SaaS ini tidak bisa fleksibel dalam memenuhi seluruh flow bisnis Anda, apalagi jika bisnis Anda memiliki flow yang unik dan tidak bisa digeneralisir dengan fitur-fitur pada umumnya. Jika Anda merasa belum ada fitur yang sesuai dengan kebutuhan utama bisnis Anda didalam layanan SaaS saat ini, maka membangun sistem dari nol tentu menjadi solusi yang tepat.
Hal lain yang biasanya menjadi pertimbangan untuk membuat sistem dari scratch adalah terkait dengan penggunaan dan pemanfaatan data. Dengan menggunakan layanana SaaS maka data didalam sistem yang Anda gunakan akan dimiliki juga oleh penyedia layanan SaaS. Anda tidak akan cukup fleksibel untuk menggunakan data dari sistem Anda karena masih ada ketergantungan dengan sistem SaaS yang Anda gunakan.
Selain itu, jika website Anda memiliki tujuan skalabilitas dengan fitur-fitur yang akan terus dikembangkan, sebaiknya Anda mengembangkan sistem dari scratch karena kustomisasi sistemnya akan jauh lebih mudah. Sistem-sistem besar saat ini yang digunakan oleh banyak perusahaan, apalagi yang kaitannya dengan data konsumen dan core business perusahaan mayoritas menggunakan sistem yang dibangun dari awal, seperti sistem e-commerce, dashboard management system, supply chain management, monitoring system dan lain sebagainya.
Pengembangan dari scratch memang membutuhkan investasi yang lebih besar, ibarat membangun rumah, tentu biaya yang dibutuhkan akan jauh lebih besar, namun demikian hal ini akan sangat membantu Anda untuk mengembangkan bisnis Anda ke level yang lebih tinggi. Untuk awalan, kami menyarankan Anda bisa menggunakan sistem SaaS untuk flow bisnis yang sifatnya supportif, seperti HRD, CRM, marketing, dan sebagainya karena akan lebih efisien dan menghemat biaya.
Namun kami sangat menyarankan untuk sistem yang kaitannya dengan core business dan value proposition dari bisnis Anda, maka sebaiknya Anda mengembangkan sistem dari awal, pengembangan ini meliputi perancangan arsitektur, pemilihan teknologi yang tepat, penentuan fitur-fitur utama yang akan dikembangkan, serta perencanaan pengembangan kedepan. Jika Anda tidak memiliki tim dedicated untuk mengembangkan software Anda, maka Anda bisa hire jasa software house untuk membantu Anda sebagai partner dalam pengembangan sistem digital Anda.
Demikian adalah artikel mengenai SaaS dan pengembangan sistem dari scratch beserta kelebihan dan kekurangannya bagi bisnis Anda. Semoga membantu!
Demikian adalah artikel mengenai SaaS beserta kelebihan dan kekurangannya bagi bisnis Anda. Semoga membantu!
