Terdapat beberapa pilihan dalam memilih siapa vendor yang paling tepat untuk memenuhi kebutuhan IT bisnis Anda. Kami sudah membahas pilihan-pilihan tersebut beserta kekurangan dan kelebihannya yang dapat Anda baca dalam tulisan di sini. Salah satu dari pilihan tersebut adalah berkolaborasi dengan pihak ketiga yang biasa dikenal dengan istilah Software House. Ketika Anda sudah sepakat dengan penawaran yag diberikan partner Anda, maka Anda harus memperhatikan SPK proyek software development Anda.

Kolaborasi dengan pihak ketiga tentu membutuhkan persiapan yang lebih dalam dan lebih luas daripada berkolaborasi dengan pihak internal. Hal ini diperlukan untuk mendefinisikan detail lingkup pengerjaan software development Anda dan mengantisipasi hal-hal yang tidak diinginkan selama proses pengembangan. Persiapan dan kesepakatan antara kedua pihak ini biasanya dituangkan dalam bentuk Surat Perjanjian Kerjasama (SPK). Dalam SPK, banyak penjelasan yang perlu diperhatikan supaya tidak ada kerugian yang dialami oleh kedua belah pihak yang berada di dalam perjanjian. Berikut ini penjelasan lebih lanjut mengenai hal-hal yang harus diperhatikan dalam Surat Perjanjian Kerjasama Anda dengan pihak ketiga dalam proyek software development bisnis Anda.

Daftar Isi

• Tujuan Dibuatnya SPK
• Hal-Hal Yang Harus Diperhatikan
  • Pihak-Pihak Yang Terlibat
  • Definisi Untuk Berbagai Istilah
  • Ruang Lingkup Pekerjaan
  • Biaya Pekerjaan dan Cara Pembayaran
  • Jangka Waktu Perjanjian
  • Hak dan Kewajiban
  • Kondisi Memaksa (Force Majeure)
  • Hak Kekayaan Intelektual
  • Kerahasiaan Perjanjian
• Kesimpulan

Tujuan Dibuatnya SPK

Apabila Anda ingin membuat software untuk perusahaan atau instansi Anda, pasti ada beberapa hal yang menjadi batasan atau target dari pembuatan software tersebut. Misalnya, Anda memiliki deadline waktu pengerjaan supaya web atau aplikasi dapat segera digunakan. Atau batasan biaya (limit budget) yang dikeluarkan untuk satu proyek pengerjaan. Semua batasan dan targetan tersebut harus disampaikan bukan hanya dalam bentuk lisan, melainkan juga tulisan dalam bentuk surat perjanjian. Apalagi jika Anda memutuskan untuk bekerja sama dengan pihak ketiga, sudah pasti diperlukan pernyataan ‘hitam di atas putih’ yang menjadi koridor atau batasan dari proyek software development Anda.

Pembuatan SPK ini pun juga harus menjadi perhatian para pihak yang terlibat. Apabila salah satu pihak kurang teliti dalam memperhatikan proses pembuatan SPK ini, bisa jadi menimbulkan kerugian saat proses pengerjaan atau ketika pekerjaan telah selesai. Oleh karena itu, sangat penting untuk mengetahui apa saja yang kira-kira perlu diperhatikan dari pembuatan SPK supaya tujuan dari proyek bisa tercapai dan sama-sama menguntungkan untuk pihak-pihak yang berada dalam perjanjian. Berikut adalah sembilan poin yang perlu diperhatikan saat proses pembuatan SPK untuk proyek software development Anda:

1. Pihak-Pihak Yang Terlibat

Mungkin sebagian di antara kita ada yang melewatkan begitu saja bagian yang biasanya diletakkan di awal SPK ini. Padahal, penjelasan mengenai pihak yang terlibat juga perlu diperhatikan. Terutama, apabila pihak-pihak yang bekerja sama ini sudah berbentuk perseroan terbatas (PT) sehingga memiliki keterikatan hukum yang lebih jelas dibanding perorangan.

Hal yang perlu diperhatikan di bagian pihak-pihak yang terlibat adalah tentang nama-nama yang tercantum dalam penandatanganan surat perjanjian karena nama-nama tersebut akan menjadi penanggung jawab terhadap keberlangsungan SPK. Jika pihak yang terlibat adalah perusahaan dalam bentuk badan hukum seperti PT atau CV, pihak yang harus menandatangani SPK adalah Direktur dari perusahaan atau pihak lain yang diberikan kuasa secara khusus oleh Direktur untuk mewakilinya dalam surat perjanjian tersebut. Hal ini menjadi salah satu tanda keterikatan yang sangat kuat antarkedua belah pihak karena SPK tersebut telah ditandatangani oleh pimpinan tertinggi perusahaan.

Selain nama-nama yang menandatangani, perlu diperhatikan juga nama-nama yang tercantum dalam korespondensi. Pastikan nama dan kontak yang tercantum bisa Anda hubungi secara langsung. Tidak ada pencantuman nomor handphone atau alamat email yang tidak aktif. Nama yang tercantum dalam korespondensi tidak harus Direktur, melainkan bisa diisi oleh nama-nama yang akan mewakili para pihak dan berkomunikasi secara aktif selama proses pengerjaan dalam SPK berlangsung.

2. Definisi Untuk Berbagai Istilah

Tidak semua perusahaan atau instansi mengerti secara detail kebutuhan IT mereka. Bisa saja mereka paham secara permukaan, tetapi tidak mengetahui lebih teknis tentang hal-hal yang mereka perlukan. Oleh karena itu, diperlukan juga penjelasan mengenai definisi-definisi dari berbagai istilah yang digunakan dalam surat perjanjian. Istilah-istilah seperti mandays, product backlog, sprint zero, dan lain sebagainya mungkin tidak semua orang paham tentang pengertiannya dan perlu penjelasan lebih lanjut. Penjelasan itulah yang perlu diperhatikan dalam bagian definisi. Pastikan segala hal dalam surat perjanjian sudah terdefinisikan dengan baik dan jelas sehingga tidak ada pengaburan makna dalam pelaksanaannya.

3. Ruang Lingkup Pekerjaan

Bisa dikatakan bahwa bagian ini merupakan inti dari penjelasan yang ada di dalam SPK. Bagian ruang lingkup pekerjaan bisa saja mencakup hal-hal berikut ini:

• metode kerja yang akan digunakan dalam proses pengembangan;
• gambaran umum mengenai grand design sistem yang akan dirancang;
• fitur-fitur apa saja yang akan dikembangkan;
• rincian lebih detail tentang linimasa;
• pengujian terhadap progres yang telah dikerjakan;
• proses pemasangan (deployment) software setelah selesai dibuat;
• dokumentasi selama proses pengerjaan, baik dokumentasi proyek (Berita Acara Serah Terima) maupun source code software;
• transfer knowledge dari pembuat software ke para pengguna (end user).

Penjelasan mengenai poin-poin tersebut harus sama-sama dipahami oleh para pihak karena bisa mempengaruhi beberapa hal yang lain seperti biaya yang dikeluarkan dan juga waktu yang diperlukan untuk proyek pengembangan.

4. Biaya Pekerjaan Dan Cara Pembayaran

Bagian ini bisa dikatakan sebagai hal yang cukup sensitif dalam surat perjanjian dan kadang menimbulkan perselisihan jika terdapat perbedaan pemahaman atau ketidaksepakatan di awal pembuatan SPK. Oleh karena itu, penting untuk menjelaskan tentang besaran nominal yang akan dikeluarkan beserta mekanisme nominal tersebut dibayarkan. Termasuk juga pernyataan jika di tengah proses pengembangan terdapat perubahan ruang lingkup pekerjaan karena seperti yang sudah disampaikan sebelumnya, ruang lingkup pekerjaan juga mempengaruhi biaya pekerjaan.

Sebagai contoh dalam setiap proyek yang dikerjakan oleh Badr Interactive, biasanya menggunakan dua pilihan skema pembayaran. Skema pertama adalah penagihan setiap 20 hari kerja telah berjalan atau secara mudahnya adalah penagihan setiap bulan. Besaran yang ditagihkan adalah berdasarkan developer yang ditugaskan dalam proyek. Dalam skema ini, perubahan ruang lingkup pekerjaan mampu difasilitasi di tengah proses pengembangan karena sifatnya yang lebih fleksibel, tetapi tetap dengan targetan yang disepakati bersama antara Badr Interactive dengan klien dalam progres pekerjaan.

Skema yang kedua adalah penagihan berdasarkan kesepakatan di awal karena besaran nominal untuk satu proyek sudah diketahui bersama antara dua belah pihak. Kesepakatan ini maksudnya adalah besaran persentase dalam setiap fase pembayaran. Misalnya, pembagian persentasenya adalah 30% untuk pembayaran di muka, 40% saat proyek sudah dipastikan setengah perjalanan selesai, dan 30% ketika proyek telah seluruhnya selesai. Antara Badr Interactive dan klien juga sudah menyepakati sejauh mana proyek tersebut dikatakan setengah selesai dan juga selesai seluruhnya sehingga tidak ada pihak yang merasa dirugikan. Oleh karena itu, penting juga untuk mendetailkan ruang lingkup pekerjaan supaya memudahkan dalam membuat indikator untuk skema pembayaran.

5. Jangka Waktu Perjanjian

Bagian ini lebih mengarah pada titik temu antara kebutuhan perusahaan atau instansi Anda dengan kemampuan tim development dari Software House itu sendiri. Anda sebagai klien pasti memiliki tenggat waktu untuk meluncurkan software Anda sehingga dapat segera digunakan. Begitu pula tim development dari Software House juga memiliki estimasi waktu untuk fitur-fitur yang ingin dikembangkan dalam software Anda. Dan titik temu dari dua hal tersebut dituangkan dalam jangka waktu perjanjian ini.

Bisa jadi Anda mentoleransi mundurnya waktu penyelesaian software karena terdapat beberapa perubahan fitur-fitur dalam proses pengembangan. Atau bisa jadi pihak developer bisa menyelesaikannya lebih awal sebab fitur-fitur yang dikembangkan ternyata tidak serumit yang direncanakan. Pada intinya, semua hal terkait penjelasan detail waktu pengerjaan harus didefinisikan di awal supaya kedua belah pihak juga bisa saling memantau sejauh mana progres pekerjaan sudah berjalan. Termasuk juga kesepakatan mengenai konsekuensi atau sanksi yang akan dikenakan jika proyek berjalan di luar waktu yang telah ditetapkan.

6. Hak Dan Kewajiban

Bagian Hak dan Kewajiban juga perlu mendapat perhatian yang cukup intens mengingat ini mengatur hal-hal yang akan didapatkan dan perlu dilakukan oleh para pihak dalam surat perjanjian. Bagian ini mungkin harus ada dalam setiap surat perjanjian, baik itu mengenai proyek software development atau proyek kerja sama lainnya. Hal-hal yang perlu diperhatikan adalah indikator kemampuan kita dalam menjalankan kewajiban dan indikator kepuasan kita terhadap hal-hal yang didapatkan. Pastikan bahwa kita telah cukup puas mendapatkan segala yang tercantum dalam bagian ‘hak’ dan juga kita memiliki kemampuan untuk menjalankan semua yang menjadi ‘kewajiban’.

Dalam konteks SPK proyek software development misalnya, pastikan bahwa hak Anda sebagai klien terpenuhi dengan pernyataan bahwa pihak Software House akan memberikan hasil keluaran (output) berupa software yang telah direncanakan. Selain itu, pastikan juga Anda mendapatkan layanan pemeliharaan atau maintenance sebagai jaminan bahwa pihak Software House tetap bertanggung jawab jika terdapat masalah pada software setelah selesai dikerjakan. Tidak ketinggalan, salah satu hak Anda adalah untuk mendapatkan laporan berupa progres pekerjaan yang dapat disepakati waktu pemberiannya, mulai dari harian, mingguan, hingga bulanan.

7. Kondisi Memaksa (Force Majeure)

Tentu semua pihak tidak ingin mendapatkan hambatan saat melakukan proses software development. Tetapi, kadang ada beberapa hal yang membuat pengerjaan menjadi berhenti sesaat atau bahkan berhenti seluruhnya. Oleh karena itu, penting juga untuk memperhatikan apakah ada pernyataan dalam surat perjanjian yang mengatur tentang kondisi memaksa atau lebih dikenal dengan istilah force majeure. Perhatikan apa saja hal-hal yang dimasukkan dalam kategori force majeure dan konsekuensi yang dilakukan semua pihak jika terjadi force majeure dalam proses pengembangan software. Termasuk jangka waktu toleransi terhadap situasi force majeure ini karena jika terlalu lama dibiarkan, maka proses pengembangan software Anda bisa benar-benar berhenti.

8. Hak Kekayaan Intelektual

Bagian ini juga salah satu yang cukup penting untuk diperhatikan. Sebagian di antara kita mungkin luput untuk mengecek lebih dalam bagian Hak Kekayaan Intelektual. Pemerintah Republik Indonesia sudah mengatur tentang hal ini dalam Undang-Undang Nomor 28 Tahun 2014 yang biasa disebut juga UU Hak Cipta. Dalam Pasal 40 ayat 1 huruf s UU Hak Cipta disebutkan bahwa program komputer juga termasuk ke dalam ciptaan yang dilindungi. Oleh karena itu, untuk memperhatikan lebih dalam bagian ini, Anda perlu mempelajari hal-hal yang diatur dalam UU Hak Cipta.

Pasal 1 dalam peraturan ini mendefinisikan Hak Cipta sebagai “hak eksklusif pencipta yang timbul secara otomatis berdasarkan prinsip deklaratif”. Artinya, secara konsep dasar pemilik Hak Cipta dari suatu gagasan atau ide adalah pencipta gagasan atau ide itu sendiri, dalam hal ini Anda sebagai klien yang telah merumuskan ide untuk pembuatan software.  Akan tetapi, gagasan atau ide mengenai software yang akan dibuat baru bisa menjadi ‘ciptaan yang nyata’ setelah dikerjakan oleh pihak Software House sehingga menimbulkan kerancuan apakah Hak Cipta masih dipegang oleh klien atau pihak yang membuat itu menjadi nyata, dalam hal ini Software House yang bekerja sama dengan Anda.

Mengenai hal ini, pasal 36 Undang-Undang Hak Cipta menyebutkan bahwa

“Kecuali diperjanjikan lain, Pencipta dan Pemegang Hak Cipta atas Ciptaan yang dibuat dalam hubungan kerja atau berdasarkan pesanan yaitu pihak yang membuat Ciptaan.”

Berdasarkan pasal tersebut, Hak Cipta dari suatu ciptaan yang bekerja sama atau dipesankan kepada pihak lain dipegang oleh pihak yang membuat ciptaan itu menjadi nyata. Dalam konteks proyek software development, pihak yang membuat ciptaan adalah Software House sehingga Anda sebagai klien harus mengatur dalam surat perjanjian jika software yang dihasilkan ingin dibuat menjadi Hak Cipta Bersama antara Anda dengan pihak Software House. Apabila Anda tidak mencantumkan mengenai Hak Cipta Bersama ini, maka kembali pada peraturan awal yang disebutkan dalam pasal 36 sebelumnya.

9. Kerahasiaan Perjanjian

Ketika Anda memilih bekerja sama dengan Software House untuk mewujudkan kebutuhan IT perusahaan atau instansi Anda, akan ada pemberian informasi yang cukup banyak kepada pihak Software House supaya semakin mudah dalam mengerjakan software sesuai dengan kebutuhan Anda. Hal-hal seperti alur bisnis, data yang dimasukkan sebagai bahan pengujian fitur software, akses ke dalam sistem yang terintegrasi, dan lain-lain mungkin diperlukan untuk proses pengembangan. Informasi-informasi tersebut pastinya sangat rahasia dan tidak boleh disebarluaskan. Oleh karena itu, penting untuk memasukkan pernyataan tentang kewajiban menjaga informasi dan data rahasia yang diberikan agar tidak digunakan untuk kepentingan pribadi atau dibagikan pada pihak lain. Kemudian, selain larangan juga perlu diatur mengenai konsekuensi atau sanksi apabila pihak Software House ketahuan melanggar dari kerahasiaan informasi yang diberikan. Hal ini bertujuan supaya Anda dapat merasa aman ketika membagikannya kepada vendor Anda.

Kesimpulan

Banyak hal yang dijabarkan dalam surat perjanjian atau SPK proyek software development. Penjabaran tersebut dalam rangka membuat batasan yang jelas sehingga tidak ada pihak yang merasa dirugikan dan koordinasi selama proses pengembangan dapat berlangsung dengan rasa aman dan nyaman. Selain itu, SPK ini juga dibuat serinci mungkin karena nantinya bisa digunakan sebagai landasan hukum dalam mengawasi jalannya proyek pengembangan software yang Anda rencanakan. Itulah sebabnya sangat penting bagi semua pihak yang terikat dalam surat perjanjian untuk memperhatikan dengan detail setiap isi yang terdapat di dalam SPK proyek software development mereka. Bukan tidak mungkin akan terjadi kerugian dari segi waktu, tenaga, dan biaya jika kita kurang memperhatikan pernyataan-pernyataan yang tercantum dalam Surat Perjanjian Kerjasama kita.

—

Demikian hal-hal yang harus diperhatikan dalam SPK proyek software development Anda. Jangan sampai ada hal yang lupa Anda perhatikan sehingga mengakibatkan pengeluaran yang lebih besar dari yang telah direncanakan. Apabila Anda memiliki proyek software development yang ingin dikolaborasikan dengan Software House berpengalaman, Anda bisa langsung menghubungi Badr Interactive melalui website, email, atau nomor HP yang tertera dalam website ini.