Dalam dunia proyek, terutama yang melibatkan pengembangan perangkat lunak atau solusi bisnis, Business Requirements Document (BRD) memegang peranan penting. BRD adalah dokumen yang menjelaskan kebutuhan dan tujuan bisnis dari sebuah proyek, menjadi fondasi untuk semua tahap pengembangan berikutnya.
Apa Itu BRD?
Business Requirements Document (BRD) adalah dokumen yang menggambarkan dengan jelas kebutuhan bisnis dari suatu proyek. Dokumen ini berfungsi sebagai peta jalan yang mengarahkan tim proyek menuju pencapaian tujuan bisnis yang diinginkan. BRD mengidentifikasi masalah yang ada, solusi yang diharapkan, serta manfaat yang akan diperoleh dari proyek tersebut.
Elemen Utama dalam BRD
Sebuah BRD yang efektif biasanya mencakup beberapa elemen penting:
- Latar Belakang Proyek: Menjelaskan konteks dan alasan mengapa proyek ini dibutuhkan.
- Tujuan Bisnis: Merinci tujuan spesifik yang ingin dicapai oleh proyek ini.
- Ruang Lingkup Proyek: Menguraikan apa saja yang termasuk dan tidak termasuk dalam proyek, membatasi pekerjaan agar tetap fokus pada tujuan.
- Persyaratan Bisnis: Daftar kebutuhan yang harus dipenuhi oleh solusi yang diusulkan, termasuk kebutuhan fungsional dan non-fungsional.
- Pemangku Kepentingan: Menyebutkan siapa saja yang terlibat atau dipengaruhi oleh proyek ini, termasuk pengguna akhir, tim pengembangan, dan manajemen.
- Kriteria Keberhasilan: Menentukan metrik yang akan digunakan untuk mengukur kesuksesan proyek.
Mengapa BRD Penting?
BRD adalah dokumen strategis yang menjembatani komunikasi antara pemangku kepentingan bisnis dan tim teknis. Berikut adalah beberapa alasan mengapa BRD sangat penting:
- Penyelarasan Tujuan: BRD memastikan bahwa semua pemangku kepentingan memiliki pemahaman yang sama tentang tujuan dan hasil yang diharapkan dari proyek sehingga mengurangi potensi kegagalan proyek
- Panduan Pengembangan: BRD memberikan arahan yang jelas bagi tim pengembang, mengurangi risiko miskomunikasi yang dapat menyebabkan kegagalan proyek. Hal ini dapat menghemat biaya yang terkait dengan permintaan perubahan, pelatihan, infrastruktur, dan lainnya.
- Pengelolaan Perubahan: Dengan adanya BRD, setiap perubahan dalam proyek dapat dievaluasi dengan lebih baik, apakah masih sejalan dengan tujuan bisnis atau tidak.
- Dokumentasi Resmi: BRD berfungsi sebagai dokumen resmi yang dapat dirujuk sepanjang proyek berlangsung, membantu menjaga proyek tetap pada jalurnya.
Tantangan dalam Pembuatan BRD
Walaupun BRD sangat penting, proses pembuatannya tidak selalu mudah. Beberapa tantangan yang sering dihadapi adalah:
- Kebutuhan yang Tidak Jelas: Jika kebutuhan bisnis tidak didefinisikan dengan baik, BRD menjadi kurang efektif.
- Keterlibatan Pemangku Kepentingan: BRD memerlukan masukan dari berbagai pemangku kepentingan. Kurangnya partisipasi dapat mengakibatkan BRD yang tidak komprehensif.
- Perubahan yang Cepat: Lingkungan bisnis yang dinamis dapat mengakibatkan perubahan kebutuhan, yang memerlukan revisi BRD secara berkala.
Cara Membuat User Story Berdasarkan BRD
User story adalah salah satu alat untuk mendeskripsikan hasil diskusi kita dengan stakeholder. Dengan kata lain, user story adalah catatan tertulis dari percakapan kita dengan user yang kemudian menjelaskan satuan fitur terkecil dan paling spesifik yang ingin dikembangkan. Membuat User Story dari BRD melibatkan beberapa langkah yang memastikan kebutuhan bisnis diterjemahkan ke dalam fitur atau fungsi yang dapat diimplementasikan oleh tim pengembang. Berikut ini adalah langkah-langkah untuk membuat User Story berdasarkan BRD:
- Identifikasi Aktor Utama
Tentukan siapa saja pengguna utama atau aktor yang terlibat dalam proyek, sesuai dengan pemangku kepentingan yang telah diuraikan dalam BRD. - Pahami Kebutuhan Bisnis dari BRD
Tinjau dan pahami persyaratan bisnis yang ada di BRD. Fokus pada apa yang diinginkan oleh setiap aktor dari sistem. - Definisikan Tujuan User Story
Berdasarkan kebutuhan bisnis, identifikasi tujuan spesifik yang ingin dicapai oleh pengguna. Pertanyaan yang diajukan: “Apa yang ingin dicapai pengguna melalui fitur ini?” - Tulis User Story
Susun User Story dengan format standar: “Sebagai [aktor], saya ingin [tujuan] sehingga [manfaat].” Pastikan User Story singkat dan jelas, serta fokus pada satu fungsi atau fitur. - Tambahkan Kriteria Penerimaan
Tentukan kriteria penerimaan untuk setiap User Story. Kriteria ini berfungsi sebagai indikator bahwa User Story telah berhasil diimplementasikan sesuai dengan kebutuhan bisnis dalam BRD. - Prioritaskan User Story
Berdasarkan urgensi dan nilai bisnis yang tercantum dalam BRD, prioritaskan User Story untuk pengembangan. Fokus pada User Story yang memberikan dampak bisnis terbesar. - Validasi dengan Pemangku Kepentingan
Tinjau kembali User Story dengan pemangku kepentingan untuk memastikan bahwa setiap kebutuhan bisnis dalam BRD telah tercakup dan dipahami dengan baik.
Tips dalam Membuat BRD
Menulis dokumen persyaratan bisnis (BRD) yang efektif adalah langkah krusial dalam memastikan kesuksesan proyek. BRD yang disusun dengan baik tidak hanya membantu mengartikulasikan kebutuhan bisnis secara jelas, tetapi juga meminimalkan risiko kesalahpahaman dan ketidaksepakatan di antara para pemangku kepentingan. Untuk mencapai hal tersebut, berikut adalah beberapa tips yang dapat membantu Anda dalam menyusun BRD yang komprehensif dan dapat diandalkan.
- Gunakan kata-kata yang mendorong tindakan: Ada beberapa cara untuk mendorong tindakan melalui penggunaan kata-kata, termasuk menggunakan jargon sederhana dan mudah dipahami.
- Libatkan orang lain: Dorong orang lain untuk terlibat dalam aktivitas seperti brainstorming, focus group, wawancara, survei, dan ide-ide untuk pembuatan prototipe.
- Lakukan riset: Teliti proyek-proyek sebelumnya untuk menentukan kelayakan BRD Anda. Evaluasi proyek Anda untuk memastikan apakah itu tahan terhadap pemeriksaan ketat.
- Sertakan visual: Sertakan visual, seperti grafik dan diagram jika diperlukan, karena mereka dapat sangat efektif dalam menyampaikan maksud Anda.
- Validasi isi dokumen: Setelah menulis dokumen persyaratan bisnis, mintalah dokumen tersebut untuk ditinjau sebelum distribusi. Dapatkan validasi atas informasi dan isinya, termasuk asumsi-asumsi yang ada, dan pastikan semua kesalahan atau kelalaian telah diperbaiki.
Kesimpulan
Business Requirements Document (BRD) adalah pilar penting dalam pengembangan proyek, terutama dalam memastikan bahwa solusi yang dikembangkan benar-benar memenuhi kebutuhan bisnis. Dengan menyusun BRD yang jelas dan komprehensif, organisasi dapat meningkatkan peluang keberhasilan proyek dan memastikan bahwa setiap pihak yang terlibat memiliki pemahaman yang sama tentang tujuan proyek.
FAQ
Apa itu Business Requirements Document (BRD)?
- BRD adalah dokumen yang mendefinisikan kebutuhan dan harapan bisnis dari suatu proyek. Dokumen ini berfungsi sebagai panduan bagi tim pengembangan untuk memastikan bahwa solusi yang dihasilkan sesuai dengan kebutuhan bisnis yang telah ditetapkan.
Apa perbedaan antara BRD dan SRS (Software Requirements Specification)?
- BRD fokus pada kebutuhan bisnis yang lebih umum dan strategis, sementara SRS lebih detail dan teknis, menggambarkan spesifikasi perangkat lunak yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan yang diidentifikasi dalam BRD.
Siapa yang bertanggung jawab untuk menulis BRD?
- BRD biasanya ditulis oleh Business Analyst (BA) atau Project Manager, bekerja sama dengan pemangku kepentingan utama, seperti manajer produk, pemilik bisnis, dan tim pengembangan.
Mengapa BRD penting untuk kesuksesan proyek?
- BRD penting karena memastikan semua pihak memiliki pemahaman yang sama tentang kebutuhan dan tujuan proyek, sehingga mengurangi risiko kesalahan, perubahan mendadak, dan biaya tambahan.
Kapan BRD harus diperbarui?
- BRD harus diperbarui setiap kali ada perubahan signifikan dalam persyaratan atau tujuan bisnis. Ini juga dapat diperbarui selama tahap review untuk memastikan bahwa dokumen tetap relevan dan akurat sepanjang siklus hidup proyek.
