Dalam dunia bisnis, setiap peran memiliki kebutuhan, tanggung jawab, dan cara pandang yang berbeda terhadap data. C-suite membutuhkan gambaran menyeluruh tentang arah bisnis. Analyst berfokus pada analisis data yang mendalam untuk menemukan pola dan menyusun rekomendasi. Operator memerlukan tampilan aktivitas harian yang sederhana agar informasi mudah dipahami dan keputusan dapat diambil dengan cepat. Oleh karena itu, desain dasbor tidak bisa disamakan untuk semua peran. Dasbor yang efektif adalah dasbor yang dirancang berdasarkan peran dan tujuan penggunanya.
Sebagai contoh, bisniscoffee chain dengan beberapa outlet yang masih mengandalkan excel untuk mencatat penjualan, stok, dan operasional. Hal ini menyebabkan data tersebar dan tidak terstruktur. Akibatnya, informasi sulit disajikan dan dipahami oleh masing-masing peran. Kasus ini juga terjadi pada bisnis bimbingan belajar (bimbel) dan inilah studi kasus yang akan kami bahas lebih detail dalam artikel ini. Melalui studi kasus tersebut, desain dasbor akan dirancang untuk tiga peran, yaitu c-suite, analyst, dan operator.
Studi Kasus Bimbel Education Insights
Bimbel Education Insights memiliki tiga cabang fisik dan satu platform online dengan berbagai layanan, seperti kelas reguler, kelas persiapan ujian, dan private tutoring. Data yang ditampilkan mulai dari jumlah siswa, tutor, jadwal kelas, performa tiap cabang, dan data yang menunjang kebutuhan marketing.
Dalam bisnis Bimbel Education Insights, ada tiga tim besar, yaitu akademik, marketing, dan operasional. Peran c-suite dalam kasus ini adalah pemilik bimbel, kebutuhan utamanya yaitu melihat gambaran besar bisnis jangka panjang secara cepat dan jelas. Peran analyst fokus pada tim akademik dan tim marketing untuk mendapatkan insight yang dapat dianalisis terkait hasil belajar siswa, mengevaluasi performa tutor, kelas & cabang, serta melihat efektivitas promo dan channel marketing paling efektif. Peran operator diwakilkan oleh manajer operasional atau kepala cabang yang akan fokus memantau kondisi harian dan mengambil keputusan dengan cepat agar seluruh aktivitas bimbel dapat berjalan dengan lancar. Target bisnis ini adalah meningkatkan retensi siswa, mengoptimalkan jadwal tutor, dan rencana pembukaan cabang baru.
Dasbor C-Suite
Masalah yang biasanya dihadapi oleh pemilik bimbel adalah bagaimana caranya memantau pertumbuhan bisnis, program bimbel mana yang paling berkontribusi, bagaimana performa dari setiap cabang, apakah kapasitas tutor sudah memadai, dan apakah ada kemungkinan untuk membuka cabang baru. Dasbor ini dirancang dengan tampilan yang sederhana, ringkas, dan tanpa interaksi yang rumit.
Tampilan dasbor menyajikan metrik utama, seperti total siswa aktif, pertumbuhan murid bulanan, pendapatan per program, dan tingkat retensi. Pada dasbor juga dilengkapi filter ringan yang tujuannya menampilkan data bulanan untuk memantau kondisi bisnis jangka pendek atau data tahunan untuk mengevaluasi arah bisnis jangka panjang. Pemilihan desain chart menggunakan visualisasi yang jelas agar lebih mudah dipahami.
Melalui dasbor ini, pemilik bimbel dapat memantau pertumbuhan siswa dan pendapatan per program secara konsisten. Scorecard menyajikan data retensi sebagai gambaran keberlanjutan dan kepuasan siswa. Bagian Program Distribution membantu memahami layanan yang paling diminati. Bagian Branch Performance memudahkan evaluasi cabang yang perlu dioptimalkan. Capacity planning bertujuan untuk mempersiapkan kebutuhan tutor dan menjadi dasar pengambilan keputusan untuk membuka cabang baru.
Design tips:
| Do | Don’t |
| Gunakan scorecard di bagian atas (total siswa, growth, revenue, retention) untuk memahami informasi awal kondisi bisnis dengan cepat. | Sebaiknya tidak menampilkan data mentah seperti daftar siswa atau jadwal kelas harian. |
| Tampilkan tren waktu agar dapat memberikan gambaran bisnis bimbel jangka panjang. | Hindari banyak filter dan interaksi yang rumit. |
| Gunakan bar chart atau pie chart sebagai visualisasi perbandingan data cabang atau program. | Hindari penggunaan chart yang terlalu detail dan istilah yang terlalu teknis. |
Dasbor Analyst
Bagi tim analyst yang menangani bidang akademik dan marketing, data tidak cukup hanya dilihat, tetapi perlu dianalisis secara mendalam. Tim akademik perlu mengetahui bagaimana proses siswa belajar dan topik apa yang menjadi hambatan siswa, sedangkan tim marketing membutuhkan insight terkait promo, channel marketing, dan konversi trial class.
Tampilan dasbor dirancang dengan lebih detail, padat insight, dan terstruktur dengan menyediakan filter untuk menampilkan data mingguan dan data bulanan. Informasi yang ditampilkan memberikan gambaran hasil belajar siswa melalui perbandingan pre-test dan post-test, perkembangan materi, serta topik yang paling sering menjadi kendala bagi siswa. Untuk evaluasi kualitas pembelajaran, terdapat visualisasi data perbandingan performa kelas, tutor, dan cabang. Dari sisi kebutuhan marketing, dasbor membantu melihat efektivitas promo, konversi trial class, dan channel akuisisi sehingga strategi yang dilakukan lebih tepat sasaran.
Dengan pendekatan ini, dasbor berperan memberikan ruang kepada analyst untuk bebas melakukan eksplorasi data dan menyusun rekomendasi supaya pengambilan keputusan lebih akurat.
Design tips:
| Do | Don’t |
| Gunakan beragam jenis chart (line, bar, stacked bar) untuk menampilkan data yang bervariasi. | Hindari terlalu menyederhanakan data karena dapat menghilangkan insight yang dibutuhkan analyst. |
| Tampilkan tren waktu untuk membantu analyst membandingkan performa jangka pendek dan menengah. | Hindari membatasi eksplorasi dengan filter yang terlalu sederhana dan tanpa opsi perbandingan. |
| Tampilkan data yang bisa dianalisis lebih dalam. | Hindari visualisasi data yang minim informasi. |
Dasbor Operator
Fokus utama peran manajer operasional adalah memastikan seluruh aktivitas bimbel berjalan lancar setiap hari. Mulai dari pengaturan jadwal, kehadiran murid, dan ketersediaan tutor & ruangan serta dapat mengambil tindakan cepat ketika terjadi kendala. Dasbor ini dirancang untuk menampilkan data harian secara real time dengan tampilan yang mudah dipahami.
Dasbor ini menampilkan data, diantaranya jadwal bimbel harian lengkap dengan informasi ruangan, tutor, dan jumlah murid terdaftar. Bagian absensi untuk memantau murid yang hadir atau izin. Informasi beban kerja tutor untuk mengidentifikasi jumlah waktu mengajar tutor. Informasi penggunaan ruang kelas untuk memantau status ruang kelas sedang kosong, sedang digunakan, atau sedang ada pergantian jadwal. Selain itu, bagian operational tickets ini membantu tim operasional untuk menangani persoalan, diantaranya keluhan, penyesuaian jadwal atau permintaan perpindahan kelas.
Harapannya melalui dasbor ini, manajer operasional tidak perlu analisis panjang dan dapat bergerak cepat untuk memantau kelancaran aktivitas operasional harian serta menjaga kualitas layanan bimbel secara konsisten.
Design tips:
| Do | Don’t |
| Gunakan data real time karena operator membutuhkan informasi terkini | Tidak perlu menampilkan riwayat data mingguan atau bulanan karena dapat mengganggu fokus operasional. |
| Gunakan format list untuk menyajikan data seperti daftar siswa, jadwal kelas harian, atau daftar tutor. | Sebaiknya tidak menggunakan grafik yang kompleks. |
| Manfaatkan label status untuk memberikan informasi kondisi kelas, tutor, atau ruangan. | Hindari banyak interaksi, karena operator butuh informasi cepat. |
Dasbor yang dirancang sesuai peran membantu setiap pengguna bekerja lebih terarah. C-suite memperoleh gambaran arah bisnis jangka panjang, analyst dapat mengolah insight data & menyusun rekomendasi, dan operator memastikan operasional aktivitas harian berjalan dengan lancar. Dasbor yang tidak disesuaikan dengan perannya, berpotensi menghambat pengambilan keputusan dan aktivitas harian terganggu.
Sebagai langkah awal, Anda dapat menggunakan template yang tersedia sebagai dasar untuk mulai membuat desain dasbor agar sesuai dengan kebutuhan dan tujuan setiap peran.
