Mengenal Metode Requirement Gathering dalam Projek Software & Aplikasi

Saat kita berada di awal pengembangan proyek IT, apa hal yang pertama kali didiskusikan antara perusahaan dan vendor? Ya, itu adalah requirement gathering (umumnya diterjemahkan sebagai “kebutuhan”). 

Dalam proyek pengembangan software seperti website atau aplikasi mobile, requirements berarti hal-hal yang diperlukan ada dalam sebuah software. Pembahasan requirement begitu krusial karena requirement merupakan fondasi bagi aktivitas desain dan konstruksi aplikasi. Dalam artikel ini, akan dijelaskan lebih spesifik mengenai lima metode requirement proyek IT.

Apa Itu Requirement Gathering?

Requirement gathering adalah proses untuk mengidentifikasi, mendokumentasikan, dan memahami kebutuhan atau harapan dari seluruh pemangku kepentingan (stakeholders) yang terlibat dalam sebuah proyek. Dalam konteks proyek IT, proses ini bertujuan untuk menerjemahkan kebutuhan bisnis menjadi spesifikasi teknis yang dapat diimplementasikan oleh tim developer.

Sebagai langkah awal dalam siklus software development, requirement gathering memainkan peran penting dalam memastikan proyek berjalan sesuai dengan tujuan dan kebutuhan yang telah ditetapkan. Proses ini melibatkan interaksi aktif antara tim proyek, client, pengguna akhir, dan pihak lain yang relevan.

Mengapa Requirement Gathering Penting?

Requirement gathering adalah fondasi bagi kesuksesan sebuah proyek. Berikut adalah alasan mengapa proses ini sangat penting dalam proyek IT:

1. Mengurangi Risiko Kesalahan: Dengan mendokumentasikan kebutuhan secara jelas, risiko miskomunikasi atau kesalahan implementasi dapat diminimalkan.
2. Efisiensi Waktu dan Biaya: Requirement yang lengkap dan akurat mengurangi kemungkinan perubahan besar selama proses pengembangan, sehingga menghemat waktu dan biaya.
3. Solusi yang Tepat Sasaran: Proyek yang dimulai dengan requirement yang jelas lebih mungkin menghasilkan solusi yang sesuai dengan kebutuhan bisnis.
4. Kepuasan Stakeholder: Dengan melibatkan semua pihak sejak awal, kebutuhan pengguna akhir dapat lebih dipahami, sehingga solusi yang dihasilkan memberikan nilai maksimal.

Umumnya kita mengenal requirements dalam bentuk sekumpulan fitur. Namun ada juga hal-hal di luar fitur yang penting dan diperlukan seperti kecepatan aplikasi, kemudahan untuk digunakan, dan keamanan.

Saat di awal proyek, tim pengembang akan berusaha mengumpulkan requirements dari klien. Apa masalah yang sebenarnya dialami klien atau pengguna? Apa solusi yang akan ditawarkan? Pemahaman awal tentang requirements ini begitu krusial untuk pengembangan perangkat lunak nantinya.

BACA JUGA: 8 Cara Memilih Jasa Software Development bagi Bisnis

Metode Requirement Gathering

Dalam mengumpulkan requirements, terdapat beberapa metode atau cara yang dapat digunakan oleh tim pengembang. Umumnya tim developer akan memanfaatkan lebih dari satu metode agar requirements yang dikumpulkan lebih jelas dan lengkap. Berikut ini 5 metode requirement gathering proyek IT yang umum dilakukan:

1. Wawancara

Pada metode wawancara, representasi dari tim pengembang, umumnya project manager atau business analyst, bertemu dengan representasi dari pengguna. Business analyst mengajukan serangkaian pertanyaan terbuka (open-ended questions) kepada pengguna, kemudian pengguna memberikan jawaban atas setiap pertanyaan tersebut. Contoh pertanyaan terbuka adalah sebagai berikut.

• Apa kesulitan yang umum Anda temui sehari-hari
• Bagaimana aplikasi yang akan dikembangkan dapat membantu pekerjaan Anda sehari-hari
• Apa sasaran yang perlu dicapai dari penggunaan aplikasi yang akan dikembangkan

Diskusi berlangsung dalam proses tanya jawab dan konfirmasi tersebut. Dari jawaban pengguna, seringkali business analyst mengajukan pertanyaan lanjutan untuk menggali lebih dalam atau mengkonfirmasi hal yang dijelaskan pengguna.

Jika tim pengembang berhasil mengidentifikasi tipe pengguna, pertanyaan yang disiapkan untuk wawancara dapat lebih spesifik. Misalnya pada aplikasi pembelajaran online, tipe pengguna yang diidentifikasi adalah student, teacher, dan admin. Masing-masing dari tipe pengguna tersebut dapat disiapkan pertanyaan yang lebih spesifik.

2. Collaborative Group Discussion 

Ada kalanya kita ingin mendapatkan requirements yang bersumber dari diskusi dan aspirasi banyak pengguna. Caranya adalah dengan mengadakan Collaborative Group Discussion atau disingkat CGD. 

Kelebihan dari CGD ini adalah kita dapat melihat diskusi dengan berbagai macam perspektif tentang masalah yang pengguna hadapi atau proses bisnis yang pengguna jalani. Jika terdapat perbedaan dalam proses bisnis misalnya, perbedaan tersebut dapat didiskusikan sehingga bisa disepakati bersama untuk proses bisnis yang ajeg atau tetap. Solusi yang akan disusun oleh tim pengembang nantinya dapat lebih stabil.

Untuk mendapatkan hasil yang optimal dari CGD, kemampuan fasilitasi diskusi dan pengambilan keputusan sangat diperlukan. Project manager atau business analyst dapat berperan sebagai fasilitator. Beberapa hal yang perlu disiapkan oleh fasilitator umumnya adalah sebagai berikut:

• Menyiapkan pertanyaan untuk diskusi
• Menyusun agenda meeting, termasuk aturan-aturan saat meeting
• Menyiapkan perlengkapan yang dibutuhkan seperti kertas, pulpen atau pensil, sticky notes, dan papan tulis
• Mengundang pengguna yang relevan. Peran teknis seperti developer atau system analyst sebaiknya ikut berpartisipasi
• Memfasilitasi diskusi dan keputusan saat meeting berlangsung

Setelah CGD berakhir, harapannya masalah sudah berhasil diidentifikasi dan pendekatan solusi disepakati bersama.

3. Membaca Dokumentasi

Cara lainnya untuk mengumpulkan requirements adalah membaca dokumentasi yang ada pada organisasi klien. Kita dapat meminta dokumen seperti Standard Operating Procedure (SOP), dokumentasi sistem seperti flowchart atau activity diagram yang ada saat ini, dan dokumen-dokumen lain yang relevan.

Sebagai contoh, kami pernah menemui klien yang sudah memiliki dokumen perencanaan sistem yang memuat analisis dan spesifikasi kebutuhan sistem sebelum memulai suatu proyek. Adanya dokumentasi seperti ini tentu membantu usaha tim pengembang dalam memahami requirements di awal proyek, apalagi jika proyek yang dikerjakan memiliki ruang lingkup requirements yang relatif besar.

4. Observasi

Observasi atau pengamatan merupakan metode yang menarik untuk dicoba. Dengan observasi, tim pengembang mengamati dan mendokumentasikan cara kerja dari pengguna sehari-hari. Tim pengembang mengamati aktivitas pengguna dan melihat apa kesulitan yang dihadapi pengguna. 

5. Survey dengan Kuesioner

Metode survey dengan kuesioner termasuk cara mengumpulkan informasi yang relatif banyak dari pengguna dengan cepat, murah, dan efisien. Metode ini bermanfaat khususnya saat kita tidak memiliki akses langsung ke pengguna.

Survey merujuk pada proses mengajukan pertanyaan kemudian mengumpulkan dan menganalisis jawaban. Salah satu teknik yang digunakan dalam survey adalah kuesioner. Kuesioner merupakan dokumen yang memuat daftar pertanyaan untuk diberikan kepada responden (dalam hal ini adalah pengguna).

Saat menyusun kuesioner, pastikan kita sudah mengetahui apa tujuan dari survey dan apa hasil yang diharapkan. Dari tujuan tersebut, kita menurunkannya menjadi serangkaian pertanyaan. Kamu bisa mencoba platform atau tools survey seperti surveymonkey.com, typeform.com, atau Google Form untuk memudahkan kita membuat kuesioner untuk survey.

Contoh Implementasi Requirement Gathering dalam Proyek IT

Sebagai contoh, kami akan memberikan skenario software development berupa aplikasi manajemen di rumah sakit. Berikut ini contoh implementasi requirement gathering dalam proyek aplikasi rumah sakit.

Tahap 1: Pengumpulan Informasi

Sebuah rumah sakit besar ingin mengembangkan aplikasi untuk mengelola data pasien, jadwal dokter, dan administrasi rumah sakit.

Langkah yang Dilakukan:

• Mengadakan wawancara mendalam dengan kepala administrasi rumah sakit untuk memahami kebutuhan utama, seperti pelacakan pasien rawat inap, rawat jalan, dan integrasi dengan laboratorium.
• Melibatkan dokter untuk diskusi kelompok guna mengetahui bagaimana data pasien dapat mendukung pengambilan keputusan medis.
• Melakukan observasi langsung proses administrasi harian untuk memetakan kebutuhan otomatisasi operasional.
• Mengadakan sesi brainstorming dengan tim IT rumah sakit untuk mengidentifikasi tantangan teknis seperti integrasi dengan perangkat medis.

Tahap 2: Analysis 

Setelahnya, harus melakukan analisis yang menghasilkan: 

• Sistem harus mencakup pencatatan data pasien, jadwal kunjungan dokter, dan laporan keuangan.
• Identifikasi modul tambahan seperti pengelolaan apotek dan integrasi dengan laboratorium eksternal.

Tahap 3: Validation 

Langkah yang dilakukan:

• Membuat prototipe awal berupa dashboard sederhana untuk mendapatkan feedback dari staf rumah sakit.
• Melakukan uji coba terbatas (pilot testing) pada satu departemen untuk mengevaluasi apakah kebutuhan telah terpenuhi.
• Mengadakan sesi review dengan semua pihak terkait untuk memastikan kebutuhan telah didokumentasikan dengan benar.

Tahap 4: Documentation (Dokumentasi)

Tahap terakhir adalah dokumen spesifikasi kebutuhan lengkap (SRS) yang mencakup diagram alur kerja, spesifikasi teknis, dan peta pengguna. Terdapat panduan operasional untuk tim implementasi dengan daftar kebutuhan fungsional yang telah divalidasi.

BACA JUGA: Panduan Menyusun Dokumen Software Requirement Specification (SRS)

Kesimpulan

Demikian pembahasan mengenai metode requirement gathering proyek IT. Dalam hal ini tim development akan menggunakan metode pengumpulan requirements yang paling sesuai dengan situasi yang dihadapi. 

Apakah klien memiliki dokumentasi sistem, SOP, atau dokumen lainnya yang relevan? Apakah vendor memiliki akses langsung ke pengguna? Apakah metode wawancara satu-satu dirasa cukup? Atau apakah perlu kesepakatan bersama di antara pengguna melalui CGD? Apakah pengguna dari klien dapat meluangkan waktu untuk melakukan diskusi grup tersebut di tengah kesibukannya sehari-hari? 

Semua jawaban dari pertanyaan di atas dapat menentukan metode pengumpulan requirement gathering proyek IT apa saja yang bisa digunakan oleh tim pengembang. Jika kita dapat menggunakan tiga hingga empat metode, informasi dan data yang kita peroleh untuk penyusunan requirements menjadi lebih kaya sehingga gambaran requirements yang terbentuk nantinya lebih mendekati kebutuhan yang sebenarnya.

Badr Interactive membuka jasa konsultasi secara gratis untuk membahas requirement atau kebutuhan software perusahaan Anda secara mendetail. Jika Anda tertarik, Anda bisa menghubungi kami di sini. Isi form di bawah ini jika ingin mendapatkan sesi konsultasi gratis bersama Badr Interactive.