Background
Saat ini ada banyak kategori bisnis yang bergerak cepat, seperti FnB, retail harian, dan layanan berbasis lapangan. Kemampuan memantau operasional secara real-time sudah bukan lagi sekadar keunggulan, tetapi kebutuhan. Perubahan permintaan (pemesanan dan pembelian) bisa terjadi dari jam ke jam, stok bisa habis dalam hitungan menit, dan performa tim di lapangan sering kali sulit dipetakan tanpa data yang jelas.
Salah satu contoh bisnis yang sangat bergantung pada kondisi harian adalah bisnis kopi keliling. Model bisnis ini berkembang pesat beberapa tahun terakhir karena menawarkan cara baru menikmati kopi, yaitu lebih dekat karena dapat dengan mudah diakses di jalanan, lebih cepat karena tak perlu ke toko dan mengantre pemesanan, dan fleksibel. Banyak brand kopi besar juga saat ini membuka peluang kemitraan, sehingga individu dapat bergabung sebagai mitra franchise. Sebagai mitra, mereka biasanya menerima beberapa fasilitas seperti:
- Peralatan mobile cart atau sepeda motor yang sudah di-branding. Namun ada juga sebagian yang menawarkan dengan sistem white-label. Di mana, fasilitas dan stok dapat di-branding sendiri oleh mitra.
- Akses pembelian stok minuman siap jual (bukan bahan mentah).
- Pelatihan operasional dan penempatan titik jual.
- Sistem monitoring dasar untuk transaksi atau pengisian stok.
Namun, begitu mitra memiliki beberapa rider yang beroperasi di titik berbeda, tantangannya bertambah besar. Setiap rider memiliki ritme penjualan unik, tergantung lokasi, jam operasional, dan kondisi sekitar. Stok yang dibawa rider juga terbatas, karena semua minuman sudah dikemas sejak pagi. Jika mereka kehabisan stok terlalu cepat, peluang penjualan hilang. Jika membawa terlalu banyak, risiko waste meningkat. Di sinilah dashboard analisis bisnis harian memainkan peran penting untuk:
- Memantau penjualan setiap rider tanpa harus menghubungi satu per satu.
- Melihat stok minuman yang masih ready-to-sell, yang sudah low stock, hingga yang diprediksi habis dalam beberapa jam ke depan.
- Mengidentifikasi menu mana yang paling laku hari ini dan mana yang kurang bergerak.
- Mengurangi risiko waste dengan membaca pola permintaan harian.
- Mengambil keputusan cepat, seperti distribusi ulang, penambahan stok, atau pengaturan ulang posisi rider.
Dengan dashboard yang tepat, mitra franchise tidak lagi mengoperasikan bisnis dengan tebak-tebakan dan asumsi. Mereka bisa melihat kondisi lapangan secara real-time, merespons lebih cepat, dan menjalankan bisnis kopi keliling secara lebih efisien setiap hari.
Tujuan Dashboard dalam Operasional Harian
Dalam bisnis kopi keliling, operasional bergerak cepat dan seluruh aktivitas bergantung pada kondisi harian, seperti stok menu siap jual, performa rider, lokasi berjualan, dan pola permintaan. Oleh karena itu, tujuan dari desain dashboard adalah untuk memberikan rangkaian informasi yang penting dan krusial untuk menjalankan operasional dan membantu keseharian seorang mitra yang setiap pagi menyiapkan armada, mengatur rider, memastikan stok cukup, dan berharap semua operasional berjalan lancar sampai waktu penjualan berakhir.
Dari sudut pandang ini, desain dashboard harus menyajikan informasi paling krusial dalam waktu singkat dan tanpa kerumitan. Fokus utama desain adalah kejelasan, prioritas informasi, dan kemampuan mendukung keputusan cepat. Dashboard perlu menampilkan status stok secara akurat mulai dari menu yang siap dijual, yang sudah low stock, hingga yang diprediksi habis dalam beberapa jam ke depan. Informasi ini menjadi dasar pengaturan distribusi dan penyesuaian strategi jual harian.
Our Approach
Discover
Arah research berangkat dari hipotesis, yaitu mitra kesulitan memantau data penjualan dan restok untuk banyak rider. Untuk memvalidasi masalah yang dialami operasional bisnis kopi keliling, kami mengumpulkan informasi melalui desk research dan menghubungi kontak kemitraan dari salah satu brand. Informasi mekanisme restok dan alur kerja harian penting untuk memahami kebutuhan data yang bermanfaat bagi mitra.
Untuk menjaga curiosity selama fase research, kami memastikan 5W+1H dari problem yang digali dapat terjawab semua, sebagaimana dikutip dari salah satu post Instagram Insan Desain. Metode ini membantu memahami permasalahan dari berbagai sudut pandang.
Agar solusi desain menuntaskan akar masalah yang tepat, kami menerapkan metode 5 Whys dengan menanyakan alasan ‘why’ atau ‘mengapa’ secara berulang. Persoalan paling dasar yang terungkap adalah sistem perlu bisa diakses di perangkat berukuran kecil dan harganya terjangkau karena mitra perlu memutuskan strategi bisnis dengan cepat agar profit maksimal dan waste minimal.
Define
Bagaimana caranya (how might we) membantu mitra memutuskan strategi bisnis dengan cepat dan praktis? Jawabannya adalah sistem yang memungkinkan mitra untuk memantau operasional di lapangan secara real-time melalui perangkat berukuran kecil, seperti handphone. Oleh karena itu, kami memutuskan untuk membuat desain dashboard dengan pendekatan mobile-first.
Menampilkan informasi menggunakan grafik membantu mitra memahami insight terkait kondisi bisnis dalam waktu singkat karena disajikan dalam bentuk visual. Dengan mengefisienkan waktu, mitra bisa fokus pada hal-hal penting lain yang lebih berdampak untuk memajukan bisnisnya.
Mitra berasal dari latar belakang yang beragam dan di antaranya awam analisis data. Oleh karena itu, kesederhanaan dan aksesibilitas dashboard perlu jadi prioritas agar mitra dapat mengakses dan memahaminya dengan mudah.
Design Showcase
Pada area design, setiap elemen visual disusun berdasarkan prioritas informasi dan pola kerja di lapangan, sehingga dashboard dapat memberikan gambaran kondisi bisnis hanya dalam beberapa detik agar membantu mitra dalam memantau operasional secara efisien.
Bagian Overview
Overview adalah tampilan awal dashboard yang menyajikan data secara umum yang disusun mulai dari data yang paling penting diketahui oleh mitra atau pemilik bisnis. Diawali dengan ringkasan utama berupa scorecard yang mencakup informasi secara keseluruhan dari perkembangan bisnis, berisikan: Stok Terjual Hari Ini, Omzet Hari Ini (Rp), dan Rider Aktif Hari Ini.
Kemudian menampilkan data saran stok untuk esok hari. Ini merupakan insight strategis yang penting untuk memastikan ketersediaan stok selalu cukup dan mencegah terjadinya stok habis secara harian, sehingga dapat mengoptimalkan peluang penjualan.
Lalu, di bagian paling bawah terdapat bagian Kondisi Usaha. Semakin ke bawah dalam satu halaman dashboard, informasi yang ditampilkan menjadi semakin spesifik untuk memberikan berbagai insight. Data Tren Jumlah Cup Terjual menunjukkan pola penjualan dari waktu ke waktu, membantu dalam memahami permintaan pelanggan. Sementara itu, Data Menu Terlaris (Cup) memberikan informasi tentang pilihan paling populer di antara pelanggan, yang dapat digunakan untuk strategi pemasaran dan pengembangan produk.
Bagian Stok
Halaman stok menampilkan data yang berkaitan dengan kondisi kesehatan stok terkini. Dalam sebuah bisnis barang dan retail, data stok merupakan data terpenting karena berkaitan dengan ketersediaan dan kecukupan barang yang dijual.
Di halaman ini, menampilkan score card yang merangkum angka stok secara total cup, stok menu yang siap dijual atau tersedia dengan jumlah yang cukup, stok menu menipis dan stok menu yang habis.
Lalu ada Rincian Stok Siap Dijual, artinya di sini merupakan stok dengan tampilan langsung berupa item serta status kesiapan jualnya. Data ini menggambarkan secara real menu apa saja yang hampir habis atau bahkan sudah habis, sekaligus memberikan informasi rata-rata ketersediaan stok per harinya.
Lalu di bawahnya menampilkan data level stok 5 menu teratas untuk menginformasikan 5 menu dengan stok yang paling banyak untuk menggambarkan sinyal dan kondisi suatu menu khususnya menu yang paling laku apakah selalu siap dan cukup stok nya atau tidak.
Bagian Sales
Halaman sales menjadi bagian untuk memberikan sinyal kondisi penjualan harian. Terdapat informasi total profit yang didapatkan per hari nya, kemudian tren omzet harian pada periode saat ini (1 pekan terakhir) atau periode sebelumnya (1 pekan sebelumnya), serta penjualan berdasarkan menu dengan horizontal bar chart.
Data-data ini memberikan gambaran dan sinyal apakah kondisi penjualan sedang dalam kondisi baik atau menurun serta memberikan informasi menu apa yang paling laris agar setiap hari nya pemilik bisnis atau mitra dapat melakukan evaluasi strategi penjualan dan penyediaan stok menu yang paling laris.
Bagian Rider
Halaman rider memberikan informasi spesifik tentang performa rider yang bertugas secara langsung untuk menjualkan barang di lapangan. Informasi ini penting karena cukup menjadi faktor keberhasilan dalam penjualan. Rider yang semangat dan memiliki strategi khusus secara tidak langsung dapat menjadi faktor meningkatkan penjualan harian. Jika ada rider yang dapat mencapai omzet tertentu atau bahkan lebih, maka pemilik bisnis dapat memberikan apresiasi, misalnya berupa bonus agar menstimulus rider tersebut untuk lebih giat lagi dan juga mendorong yang lain juga agar lebih terpacu untuk bersaing.
Closing
Untuk Anda yang membutuhkan dashboard yang tidak hanya fungsional, tetapi juga mempertimbangkan user journey operasional, BADR Interactive siap menjadi partner terpercaya Anda.
