Ketahui Cara Membuat Flowchart untuk Software Development yang Lebih Efisien

Flowchart kerap digunakan pemilik bisnis untuk menyederhanakan operasional kantor atau digunakan oleh seorang project manager untuk menjaga tim tetap terarah. Diagram ini juga digunakan oleh software developer yang sedang merancang aplikasi baru. 

Namun, sejauh mana Anda mengetahui manfaat flowchart? Bagaimana membuat flowchart melalui tools sehingga mampu mengoptimalkan workflow? Mari simak panduan membuat flowchart dan manfaatnya dalam artikel ini. 

Apa Itu Flowchart?

Dilansir dari asana.com, flowchart adalah diagram yang mengilustrasikan langkah-langkah, urutan, dan keputusan dalam suatu proses atau alur kerja. Meskipun terdapat berbagai jenis flowchart, bentuk dasar flowchart adalah yang paling sederhana dan berfungsi sebagai peta proses. Flowchart dapat digunakan di berbagai bidang untuk merencanakan, memvisualisasikan, mendokumentasikan, dan meningkatkan proses.

Konsep flowchart pertama kali diperkenalkan oleh insinyur industri Frank dan Lillian Gilbreth pada tahun 1921 kepada American Society of Mechanical Engineers (ASME). Sejak saat itu, flowchart telah disempurnakan dan distandarisasi untuk mengoptimalkan proses di berbagai industri.

Kapan Menggunakan Flowchart?

Flowchart dapat digunakan dalam berbagai situasi, salah satunya sebagai berikut.

1. Mendokumentasikan dan Standarisasi Proses

Flowchart bisa digunakan untuk memetakan dan mendokumentasikan proyek atau proses kolaboratif. Setelah selesai, diagram ini dapat digunakan kembali untuk proyek dan proses serupa sehingga lebih menghemat waktu dan effort.

2. Memvisualisasikan Ide dan Sistem yang Kompleks

Tidak semua orang memiliki waktu untuk membaca dokumen yang panjang. Flowchart memungkinkan tim memahami alur kerja, tugas, dan langkah-langkah lebih cepat dan mudah.

3. Mengorganisir Tim dan Membagi Tugas

Representasi visual dari suatu proses mempermudah penugasan kepada anggota tim sehingga pekerjaan lebih lancar.

4. Membuat Keputusan Berdasarkan Data

Keputusan terlihat lebih mudah dan tidak menakutkan jika dipetakan ke dalam flowchart.  Melalui flowchart, perusahaan juga dapat melihat konsekuensi keputusan, sehingga lebih mudah merencanakan strategi berikutnya.

5. Mengidentifikasi dan Mencegah Hambatan

Dengan mapping seluruh proses, flowchart membantu mengungkap hambatan sebelum menjadi masalah besar.

6. Planning dan Tracking Project

Flowchart mempermudah tracking seluruh progress proyek. Diagram ini juga  memberikan gambaran jelas tentang tugas yang telah dan mana saja yang harus diprioritaskan. 

Jenis Simbol dalam Flowchart

Flowchart memiliki berbagai simbol standar yang ditetapkan oleh American National Standards Institute (ANSI) pada tahun 1960-an dan diadopsi oleh International Organization for Standardization (ISO) pada tahun 1970. 

Berikut simbol-simbol yang umum digunakan:

• Flowline: Flowline menunjukkan arah alur proses dengan menghubungkan dua blok dalam flowchart.
• Terminator: Terminator mewakili titik awal atau akhir dari proses flowchart.
• Process: Simbol proses adalah komponen paling umum dalam flowchart dan menunjukkan satu langkah dalam proses.
• Comment atau Annotation: Simbol ini digunakan untuk menambahkan informasi tambahan tentang suatu langkah dalam flowchart.

• Decision: Simbol ini menunjukkan keputusan yang harus dibuat untuk melanjutkan ke langkah berikutnya dalam proses. Biasanya berupa keputusan “Benar atau Salah” atau “Ya atau Tidak”.
• Stored Data: Simbol ini melambangkan file data atau basis data.
• “Or” Symbol: Menunjukkan bahwa alur proses berlanjut dalam tiga cabang atau lebih.
• Input/Output: Simbol ini menunjukkan proses memasukkan atau mengeluarkan  data eksternal.

• Display: Menunjukkan langkah yang menampilkan informasi relevan.
• Document: Simbol ini mewakili satu dokumen.
• Delay: Simbol ini memungkinkan Anda merencanakan dan mewakili periode penundaan dalam proses.
• Manual Input: Simbol ini menunjukkan data atau informasi yang perlu dimasukkan secara manual ke dalam sistem.

• Manual Operation: Simbol ini melambangkan operasi atau penyesuaian manual pada proses.
• Off-Page Connector: Simbol ini digunakan untuk menghubungkan dua simbol yang berada di halaman berbeda.
• On-Page Connector: Titik ini menghubungkan dua simbol di halaman yang sama dan menggantikan garis panjang, sehingga flowchart terlihat lebih rapi.
• Summoning Junction Symbol: Simbol ini digunakan untuk menggabungkan beberapa cabang kembali menjadi satu proses.

• Alternate Process: Garis menuju simbol ini biasanya berupa garis putus-putus yang mewakili alternatif dari langkah proses normal jika diperlukan.
• Predefined Process: Simbol ini menunjukkan proses yang sudah didefinisikan di tempat lain.
• Multiple Documents: Simbol ini menunjukkan adanya beberapa dokumen.
• Preparation or Initialization: Simbol ini menunjukkan langkah persiapan atau inisialisasi dalam proses.

Panduan Membuat Flowchart

Setelah memahami simbol-simbol dalam flowchart, berikut ini panduan membuat flowchart. 

1. Mulai dengan Tujuan yang Jelas

Setiap flowchart harus memiliki tujuan yang jelas dan hal ini penting untuk ditentukan sejak awal. Apakah flowchart ini dibuat untuk memetakan user journey? Atau untuk menggambarkan proses backend? Mengetahui tujuan flowchart akan membantu Anda menentukan elemen yang perlu dimasukkan dan cara menyusunnya secara efektif.

2. Buat Sederhana dan Scalable

Flowchart yang berantakan akan sulit dipahami. Pastikan untuk fokus pada langkah-langkah utama, gunakan bentuk yang konsisten, dan hindari memasukkan terlalu banyak informasi dalam satu diagram. 

3. Gunakan Simbol Standar Agar Tidak Bingung

Flowchart yang mudah dipahami akan memperlancar kolaborasi antar tim. Gunakan simbol standar agar flowchart terlihat profesional dan dapat dimengerti oleh developer, project manager, dan stakeholders. Hindari membuat simbol sendiri yang bisa membingungkan orang lain

4. Customize, tetapi Bisa Dibaca

Kustomisasi dapat membuat flowchart terasa lebih personal dan sesuai dengan proyek Anda. Anda dapat menyesuaikan warna, font, dan bentuk sesuai preferensi, tetapi pastikan bisa dibaca. Gunakan warna-warna terang untuk highlight bagian penting. 

5. Kolaborasi Secara Berkala

Flowchart adalah tools untuk kolaborasi dengan tim, jadi pastikan mengajak orang lain sejak awal. Jangan bekerja sendiri hingga flowchart “sempurna” karena bisa membuat proses jadi lebih lama. Minta feedback sejak awal untuk mengurangi potensi kebingungan sebelum akhirnya membuat flowchart final. 

6. Hubungkan Flowchart ke Workflow

Jangan biarkan flowchart berdiri sendiri. Integrasikan dengan tools seperti Jira untuk menghubungkan flowchart langsung ke workflow tim Anda. Misalnya, jika langkah dalam flowchart membutuhkan tindakan, ubah menjadi tugas di Jira untuk mempercepat planning dan eksekusi.

Kesimpulan

Demikian informasi seputar manfaat dan panduan membuat flowchart. Flowchart adalah tools yang sangat berguna untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses dalam berbagai bidang, termasuk bisnis. 

Manfaatkan flowchart untuk memvisualisasikan, menganalisis, dan mengoptimalkan proses kerja. Tak hanya membantu tim memahami workflow, flowchart juga mendukung pengambilan keputusan yang lebih baik bagi perusahaan.

Di Badr Interactive, kami memahami pentingnya visualisasi proses dalam software development. Sebagai penyedia layanan software development, kami menggunakan pendekatan yang terstruktur dan terorganisasi, termasuk penerapan flowchart untuk merancang dan mendokumentasikan sistem yang sesuai dengan kebutuhan klien. 

Apakah Anda ingin membangun aplikasi atau sistem berbasis web yang efisien dan terukur? Tim ahli kami di Badr Interactive siap membantu Anda dengan layanan software development yang andal, menggunakan metode seperti flowchart untuk memastikan setiap detail direncanakan dengan cermat. 

Hubungi kami sekarang dan wujudkan solusi teknologi Anda bersama Badr Interactive dengan mengisi form di bawah ini.