Dalam dunia pengembangan perangkat lunak dan manajemen proyek, dokumen kebutuhan proyek atau Product Requirement Document (PRD) memainkan peran penting. PRD adalah dokumen yang menjelaskan secara rinci apa yang diharapkan dari proyek dan menjadi pedoman utama bagi tim pengembangan dan pemangku kepentingan lainnya. Artikel ini akan membahas secara mendalam mengenai PRD, komponen utamanya, cara menyusunnya, serta perbedaan antara PRD dan Software Requirements Specification (SRS). 

Apa Itu Dokumen Kebutuhan Proyek (PRD)? 

PRD adalah dokumen yang menguraikan seluruh kebutuhan dan harapan dari sebuah proyek, mulai dari tujuan hingga spesifikasi fungsi yang diinginkan. PRD tidak hanya berfokus pada aspek teknis, tetapi juga pada konteks bisnis yang mendasari proyek tersebut. 

PRD berfungsi sebagai referensi bagi semua pihak yang terlibat dalam proyek, baik itu tim manajemen, pengembang, desainer, maupun pemangku kepentingan lainnya. Dokumen ini menjelaskan apa yang harus dicapai tanpa mendefinisikan bagaimana mencapainya. Oleh karena itu, PRD sangat penting dalam proses pengembangan perangkat lunak karena membantu meminimalkan kesalahpahaman dan memastikan semua pihak memiliki pandangan yang sama tentang hasil akhir proyek. 

Tujuan dari PRD 

• Menetapkan tujuan proyek secara jelas. 
• Mendefinisikan ruang lingkup proyek. 
• Mengidentifikasi kebutuhan pemangku kepentingan. 
• Menyediakan acuan yang jelas bagi tim pengembang. 
• Mencegah perubahan yang tidak diinginkan di tengah proses pengembangan. 
• Memastikan bahwa produk akhir sesuai dengan kebutuhan pengguna. 

Komponen Utama dalam PRD 

1. Latar Belakang Proyek Menjelaskan konteks mengapa proyek ini diperlukan. Latar belakang berisi informasi tentang permasalahan yang ingin dipecahkan, peluang bisnis, atau kebutuhan yang harus dipenuhi. 
2. Tujuan Proyek Mengidentifikasi tujuan utama proyek yang ingin dicapai. Tujuan ini harus jelas, terukur, dan sesuai dengan kebutuhan pemangku kepentingan. 
3. Deskripsi Produk Menguraikan secara rinci tentang produk atau layanan yang akan dikembangkan. Deskripsi ini mencakup fitur utama, fungsionalitas, dan batasan dari produk tersebut. 
4. Kebutuhan Pengguna Merinci kebutuhan pengguna akhir yang harus dipenuhi oleh produk. Kebutuhan pengguna ini dapat berupa fitur khusus atau pengalaman pengguna yang diharapkan. 
5. Ruang Lingkup Proyek Menentukan apa saja yang akan dimasukkan dan dikecualikan dari proyek. Hal ini penting untuk menjaga fokus proyek dan mencegah perubahan yang tidak terkendali. 
6. Persyaratan Fungsional Mendefinisikan kebutuhan fungsional yang harus ada pada produk. Ini adalah daftar fitur atau kapabilitas yang harus dimiliki oleh sistem. 
7. Persyaratan Non-Fungsional Meliputi persyaratan teknis seperti performa, keamanan, skalabilitas, dan keandalan. Persyaratan ini berfokus pada aspek kualitas dari produk. 
8. Jadwal dan Timeline Proyek Menyediakan gambaran mengenai jadwal pelaksanaan proyek, termasuk tenggat waktu dan milestone penting. 
9. Risiko dan Asumsi Mengidentifikasi potensi risiko yang mungkin muncul selama proyek berjalan dan asumsi-asumsi yang digunakan saat menyusun PRD. 
10. Persetujuan Pemangku Kepentingan Dokumen PRD biasanya ditutup dengan bagian persetujuan dari para pemangku kepentingan untuk memastikan kesepakatan terhadap apa yang tertulis dalam dokumen. 

Cara Menyusun PRD yang Efektif 

1. Libatkan Pemangku Kepentingan Sejak Awal Diskusikan dengan semua pemangku kepentingan terkait untuk memahami kebutuhan dan harapan mereka sebelum mulai menulis PRD. 
2. Gunakan Bahasa yang Jelas dan Mudah Dipahami Hindari penggunaan jargon teknis yang berlebihan dan pastikan bahwa semua informasi dalam PRD dapat dipahami oleh semua pihak. 
3. Tetap Fokus pada Kebutuhan Bisnis Jangan terlalu terfokus pada detail teknis. PRD harus menjadi dokumen yang menggambarkan apa yang diinginkan dari sisi bisnis dan pengguna. 
4. Sertakan Visualisasi Gunakan diagram, mockup, atau contoh visual lainnya untuk membantu menjelaskan ide-ide yang kompleks. 
5. Lakukan Review dan Revisi PRD adalah dokumen hidup yang dapat diperbarui sesuai dengan perubahan kebutuhan. Lakukan review secara berkala dengan tim dan pemangku kepentingan. 

Perbedaan Antara PRD dan SRS 

PRD sering kali disamakan dengan Software Requirements Specification (SRS), tetapi keduanya memiliki perbedaan yang mendasar: 

1. Fokus Dokumen 
   • PRD berfokus pada kebutuhan bisnis dan fungsionalitas dari sudut pandang pemangku kepentingan non-teknis. PRD menjelaskan apa yang harus dicapai oleh proyek. 
   • SRS, di sisi lain, berfokus pada kebutuhan teknis dari sistem. SRS mendefinisikan bagaimana kebutuhan yang dijelaskan dalam PRD akan diimplementasikan secara teknis. 
2. Tingkat Detail 
   • PRD cenderung lebih umum dan berfokus pada gambaran besar serta tujuan bisnis. 
   • SRS sangat rinci dan teknis, mencakup spesifikasi perangkat lunak, diagram alur, struktur data, dan hal-hal teknis lainnya. 
3. Pengguna Utama 
   • PRD digunakan oleh pemangku kepentingan bisnis, manajer proyek, dan tim produk untuk memahami harapan dari proyek. 
   • SRS lebih ditujukan untuk tim teknis seperti pengembang, insinyur, dan tim QA yang akan mengimplementasikan sistem. 

Contoh Kasus: PRD vs SRS 

Misalkan sebuah perusahaan ingin mengembangkan aplikasi e-commerce. 

• Dalam PRD, akan dijelaskan fitur-fitur yang diinginkan seperti “Pengguna dapat menelusuri produk, menambahkannya ke keranjang belanja, dan melakukan pembayaran.” Fokusnya adalah pada apa yang diinginkan oleh pengguna akhir. 
• Dalam SRS, fitur yang sama akan diuraikan lebih rinci, termasuk deskripsi teknis seperti “Sistem harus mendukung pembayaran menggunakan API pihak ketiga, data pengguna harus dienkripsi menggunakan protokol X, dan respons server tidak boleh lebih dari 200 ms.” 

Kesimpulan 

PRD adalah dokumen penting dalam proses pengembangan perangkat lunak yang berfungsi sebagai panduan awal bagi semua pihak terkait. Dengan menyusun PRD yang baik, proyek dapat berjalan lebih terarah dan sesuai dengan ekspektasi. Perbedaan antara PRD dan SRS terletak pada fokus dan penggunaannya. PRD lebih berorientasi bisnis, sementara SRS lebih teknis. 

Menyusun PRD yang efektif membutuhkan pemahaman yang mendalam tentang kebutuhan pengguna, komunikasi yang baik dengan pemangku kepentingan, serta kemampuan untuk menjelaskan kebutuhan bisnis dalam bahasa yang dapat dimengerti oleh semua pihak.