Dampak Positif Pelatihan Technical Communication untuk Designers
Kami mendapatkan feedback dari tim Business Development (BizDev) untuk mengadakan pelatihan technical communication. Tujuannya adalah memastikan bahwa ketika desainer mendiskusikan topik desain dengan internal stakeholders maupun clients, pesan yang disampaikan dapat dipahami secara maksimal. Pada awalnya, kami merasa cukup percaya diri dengan kemampuan technical communication yang telah dimiliki oleh tim. Namun, keyakinan tersebut mulai berubah ketika kami mengadakan sesi pelatihan dan melakukan review dengan rekan kerja yang tidak memiliki latar belakang teknis. Dari hasil evaluasi, terlihat bahwa kami masih perlu memperbaiki cara komunikasi, terutama dalam menghindari penggunaan jargon, memberikan penjelasan yang lebih sederhana, dan menyusun informasi secara lebih logis dan mudah dipahami.
Tujuan utama pelatihan ini adalah untuk meningkatkan kemampuan desainer dalam menyampaikan konsep teknis kepada klien yang tidak memiliki latar belakang teknis. Dengan pendekatan komunikasi yang lebih sederhana dan relevan, diharapkan komunikasi antara desainer dan klien menjadi lebih efektif dan produktif. Pelatihan ini juga bertujuan untuk mengurangi potensi kesalahpahaman yang sering terjadi akibat perbedaan pemahaman, sehingga proses kolaborasi dapat berjalan lebih lancar.
Setelah pelatihan ini diterapkan kepada seluruh desainer, kami menerima berbagai catatan evaluasi yang sangat berharga untuk meningkatkan kemampuan technical communication di masa mendatang. Berdasarkan hasil tersebut, kami berencana untuk melanjutkan pelatihan ini di kuartal selanjutnya. Dengan pelatihan berkelanjutan, kami berharap kemampuan technical communication tim desainer terus berkembang dan memberikan dampak positif yang signifikan, baik secara internal maupun eksternal.
Kriteria Penilaian Pelatihan
Kriteria Penilaian Technical Communication
- Menghindari penggunaan jargon
- Menggunakan storytelling untuk membantu menjelaskan konsep dengan cara yang lebih menarik dan relatable bagi client atau lawan bicara
- Menggunakan pengandaian atau analogi yang relevan untuk mempermudah client dalam memahami informasi yang disampaikan
Rekomendasi Strategi yang dapat Digunakan Designers
- Gunakan pembukaan yang menarik agar speakers bisa mendapatkan attention client atau lawan bicara secara maksimal
- Gunakan visualisasi di material presentasi
- Hindari menempatkan penjelasan panjang di material presentasi
- Penguasaan materi
- Mencatat pertanyaan dari client atau lawan bicara dan mempersiapkan jawaban di catatan pribadi agar saat menjawab lebih lancar
Jadwal Pelaksanaan Pelatihan Technical Communication
Setiap designers akan diberikan waktu selama 10 menit untuk mempresentasikan topik yang telah ditentukan. Setelah presentasi selesai, masing-masing reviewers akan diberikan waktu 5 menit untuk menyampaikan summaries atau conclusions serta catatan penting terkait topik yang dibahas. Setelah itu, designers akan menjawab pertanyaan dari reviewers dengan waktu maksimal 5 menit. Dengan durasi ini, setiap sesi diharapkan dapat berjalan secara efisien dan tetap fokus pada poin-poin utama yang ingin disampaikan.
Agenda technical communication diatur secara fleksibel karena harus disesuaikan dengan jadwal masing-masing designers dan reviewers. Oleh karena itu, setiap sesi pelatihan dijadwalkan secara terpisah agar tidak mengganggu rutinitas pekerjaan sehari-hari dan memastikan bahwa setiap pihak dapat hadir secara penuh dalam setiap sesi pelatihan. Adapun bobot dari topik technical communication untuk setiap designers sebagai berikut.
| Bobot | Deskripsi |
| Intermediate | Topik yang sebagian sudah diketahui oleh non-technical roles melalui paparan informasi di lingkungan kerja, rekan kerja, atau internet. |
| Advanced | Topik yang sebagian besar hanya diketahui oleh designers karena membahas design concept atau design case yang umumnya dihadapi oleh designers (niche). |
Rencana Selanjutnya Pelatihan Technical Communication
Melihat hasil positif dari pelatihan technical communication yang telah dilaksanakan, kami berencana untuk menjadikannya sebagai program berkelanjutan dengan reviewers yang berbeda di tim lainnya. Langkah berikutnya adalah memperdalam materi pelatihan dengan topik yang lebih spesifik, seperti cara menyederhanakan konsep yang kompleks, penggunaan analogi yang efektif, dan teknik komunikasi visual untuk memperkuat presentasi.
Pelatihan lanjutan ini akan diadakan secara berkala setiap kuartal, dengan evaluasi yang lebih mendalam untuk memastikan peningkatan kualitas komunikasi teknis di tim design. Dengan begitu, para designers diharapkan tidak hanya mampu menjelaskan konsep dengan lebih jelas, tetapi juga dapat menghadapi berbagai jenis audiens dengan tingkat pemahaman yang berbeda. Kami percaya bahwa rencana ini akan semakin memperkuat kemampuan tim dalam berkolaborasi, baik secara internal maupun eksternal.
Kesimpulan
Pelatihan technical communication merupakan langkah strategis dalam memperkuat kemampuan komunikasi tim designers, khususnya dalam menyampaikan konsep teknis kepada audiens yang tidak memiliki latar belakang teknis. Dengan pelatihan ini, para designers diharapkan mampu menjelaskan ide-ide mereka dengan lebih jelas, efektif, dan mudah dipahami, baik oleh internal stakeholders maupun client.
Dari evaluasi yang telah dilakukan, terlihat bahwa peningkatan kemampuan technical communication memiliki dampak positif yang signifikan terhadap efisiensi kolaborasi dan pemahaman bersama. Program ini tidak hanya membantu designers menyampaikan pesan dengan lebih baik, tetapi juga memperkaya kemampuan mereka untuk beradaptasi dengan berbagai jenis audiens. Rencana untuk melanjutkan pelatihan secara berkala akan memastikan bahwa kemampuan ini terus berkembang dan membawa manfaat jangka panjang bagi tim dan perusahaan. Dengan demikian, pelatihan ini bukan hanya menjadi solusi jangka pendek, tetapi juga investasi penting dalam membangun kompetensi tim desain yang lebih solid dan kolaboratif.
