Perjalanan Design Team dengan Daily Reports dan Daily Meeting
Sejak tahun 2022, Design Team di Badr Interactive telah berhasil mengimplementasikan Daily Reports dan Daily Meeting sebagai bagian dari UX Management yang lebih efektif. Inisiatif ini muncul setelah project knowledge dari setiap project tidak didapatkan secara utuh oleh sesama anggota design team, tantangan yang tidak terdeteksi lebih cepat, dan kurangnya bonding. Berbagai tantangan tersebut bergema semakin kencang saat di Badr Interactive menerapkan sistem kerja hybrid setelah pandemi COVID 19.
Setelah mengevaluasi situasi, kami menyadari bahwa transparansi dan kolaborasi perlu ditingkatkan sehingga kami memutuskan untuk mengimplementasikan Daily Reports dan Daily Meeting. Melalui Daily Reports, setiap anggota tim memberikan update harian mengenai progres tugas, tantangan yang dihadapi, dan rencana untuk hari berikutnya. Daily Meeting memungkinkan seluruh tim untuk bertemu di online meeting secara singkat setiap hari, mendiskusikan perkembangan, menyelaraskan tujuan, dan diskusi untuk tantangan atau kendala yang ditemui.
Implementasi ini telah terbukti meningkatkan efisiensi kerja tim dan memastikan bahwa semua anggota berada di jalur yang sama. Contohnya, pada proyek redesign website Badr Interactive, tim dapat menyelesaikan tahap desain lebih cepat dari jadwal tanpa mengurangi kualitasnya dan memenuhi ekspektasi internal berkat komunikasi yang lebih baik dan penyelesaian masalah secara cepat saat Daily Reports dan Daily Meeting.
Definisi dan Aktivitas UX Management di Badr Interactive
UX Management adalah aktivitas mengelola UX design activities dan mengarahkan design team untuk memastikan design task atau internal produk yang dikerjakan memberikan pengalaman pengguna yang optimal. Aktivitas dalam UX Management di Badr Interactive mencakup perencanaan, koordinasi, dan pengawasan seluruh UX design activities agar sesuai dengan tujuan bisnis perusahaan dan kebutuhan pengguna dalam ruang lingkup user experience.
UX Management dapat dibagi menjadi 2 jenis utama yaitu strategis dan taktis. Jenis taktis yang paling rutin dilakukan setiap harinya di Badr Interactive. Pada jenis UX Management taktis, dua aktivitas utama yang efektif dilakukan di Badr Interactive adalah daily reports dan daily meeting. Sedangkan asynchronous communication kami lakukan apabila sebagian besar anggota design team memiliki beban kerja atau agenda meeting di project masing-masing. Kami menyadari jumlah meeting yang perlu dihadiri meningkat sejak pandemi COVID 19 sehingga asynchronous communication menjadi solusi paling mudah dan memberikan dampak kearah positif.
Peran Daily Reports dalam UX Management
Daily Reports adalah elemen penting dalam UX Management yang membantu memastikan setiap anggota design team tetap terinformasi dan terkoordinasi. Daily Reports memberikan update harian mengenai progres tugas, tantangan yang dihadapi, dan rencana untuk hari berikutnya.
Format Daily Reports dapat bermacam-macam. Kami telah mencoba beberapa format dan menyesuaikannya dengan kondisi serta tantangan yang dihadapi. Saat ini, kami telah menemukan format yang sesuai dan memenuhi kebutuhan yang kami harapkan.
Jika tim Anda belum pernah melakukan Daily Reports, Anda bisa memulai dengan format sederhana, yaitu dengan menuliskan daftar pekerjaan yang sudah dikerjakan dalam bentuk poin-poin. Setelah terbiasa, tambahkan tantangan yang dihadapi dan rencana pekerjaan untuk esok harinya. Anda dapat menggunakan berbagai tools untuk mencatat Daily Reports, mulai dari Office 365, aplikasi notes di laptop atau PC, Notion, atau bahkan pulpen dan kertas. Agar lebih memaksimalkan pemahaman anda begitu pentingnya Daily Reports, berikut adalah peran utama Daily Reports dalam UX Management:
- Transparasi
Daily Reports memastikan bahwa setiap anggota tim mengetahui apa yang sedang dikerjakan oleh anggota lainnya. Transparansi ini penting untuk menghindari miskomunikasi dan memastikan semua anggota tim berada pada jalur yang sama. Ketika setiap orang tahu apa yang terjadi, lebih mudah untuk memahami konteks pekerjaan dan berkolaborasi secara efektif. - Kolaborasi yang Lebih Baik
Daily Reports juga memfasilitasi kolaborasi antar anggota tim. Ketika setiap orang tahu apa yang sedang dikerjakan dan apa tantangan yang dihadapi rekan kerja, anggota tim lain dapat menawarkan bantuan atau solusi. Ini menciptakan lingkungan kerja yang lebih kolaboratif dan saling mendukung. - Dokumentasi
Daily Reports berfungsi sebagai dokumentasi progres proyek. Ini sangat berguna untuk referensi di masa depan, baik untuk mengevaluasi kinerja tim maupun untuk memberikan wawasan pada proyek serupa di masa mendatang. Dokumentasi ini juga berguna dalam memastikan bahwa pengetahuan tidak hilang jika ada pergantian anggota tim.
Pentingnya Daily Meeting
Daily Meeting, atau yang sering disebut stand-up meeting, adalah pertemuan singkat yang dilakukan setiap hari untuk memastikan tim tetap terkoordinasi dan efisien. Meskipun online daily meeting dapat dilakukan saat hybrid working mode, pengalaman pertemuan langsung tidak bisa digantikan sepenuhnya. Oleh karena itu, penting untuk memanfaatkan waktu secara efektif, memahami tujuan meeting, dan mengetahui topik yang akan dibahas agar tidak menghabiskan terlalu banyak waktu dan bandwidth kerja. Berikut penjelasan yang lebih detail mengenai pentingnya daily meeting dan cara mengoptimalkannya berdasarkan pengalaman kami.
- Meningkatkan Kolaborasi
Daily meeting mendorong kolaborasi antar anggota tim. Ketika masalah dibahas bersama, anggota tim dapat memberikan masukan dan solusi yang mungkin tidak terpikirkan sebelumnya. - Meningkatkan Bonding Team dengan Motivasi
Daily meeting memberikan kesempatan bagi anggota tim untuk saling memberikan dukungan dan motivasi. Melalui pertemuan rutin, setiap anggota tim dapat merasa lebih terlibat dan termotivasi untuk mencapai tujuan bersama. - Meningkatkan Kemampuan Komunikasi
Kami menggunakan Bahasa Inggris sebagai primary language yang digunakan saat daily meeting sehingga agenda tersebut membantu semua anggota tim untuk terus meningkatkan keterampilan komunikasinya. Apabila anda menerapkan daily meeting dengan menggunakan Bahasa Indonesia, menurut kami tetap memenuhi poin meningkatkan kemampuan komunikasi karena mengkomunikasikan tugas yang dikerjakan atau ide kepada lawan bicara dengan bahasa yang mudah dipahami dan jelas adalah tantangan yang tidak mudah.
Kami membuat standar daily meeting agar efektif dan tidak menghabiskan terlalu banyak waktu dengan mengatur waktu pelaksanaannya tidak lebih dari 30 menit, menyampaikan terdapat berapa sesi agenda saat daily meeting, menyampaikan sebelum meeting untuk poin-poin pembahasan, dan menginformasikan sturktur penyampaian format daily meeting yang akan disampaikan oleh partisipan. Saat ini kami menggunakan format sebagai berikut progres harian, rencana pekerjaan hari ini, dan hambatan.
Alasan kami memilih batas waktu daily meeting selama 30 menit adalah untuk memberikan alokasi waktu yang cukup untuk sesi pembahasan daily reports dan sesi lainnya, misalnya pembahasan rencana internal capacity building untuk topik user experience research, diskusi implementasi micro interaction di project, dan lainnya. Apabila dalam daily meeting hanya membahas daily reports, biasanya hanya memakan waktu 15-20 menit.
Jangan ragu untuk mengganti agenda daily meeting dengan agenda yang lebih penting lainnya jika diperlukan. Daily meeting bisa digantikan dengan komunikasi asynchronous jika memang lebih efektif. Misalnya, jika ada isu kritis yang memerlukan perhatian segera atau jika seluruh tim setuju bahwa daily meeting hari itu bisa digantikan dengan update melalui chat atau email, maka fleksibilitas ini dapat membantu mengoptimalkan waktu kerja.
Asynchronous Communication dalam UX Management
Asynchronous Communication adalah metode komunikasi yang tidak memerlukan respons langsung. Dalam konteks UX Management, asynchronous communication memungkinkan anggota tim untuk berkomunikasi dan berkolaborasi tanpa harus berada di tempat yang sama atau bahkan dalam zona waktu yang sama.
Di Badr Interactive, asynchronous communication digunakan terutama ketika anggota tim tidak dapat melakukan online daily meeting. Dalam situasi ini, diskusi diarahkan melalui communication tools seperti Teams, Slack, Telegram, atau lainnya. Ini memastikan bahwa meskipun tidak ada pertemuan langsung, komunikasi dan kolaborasi tetap berjalan dengan lancar.
Memaksimalkan UX Management
Kunci untuk memaksimalkan UX Management adalah design team dapat bekerja dengan efisien, produktif, dan menghasilkan produk yang memberikan pengalaman pengguna terbaik. Di Badr Interactive, kami telah mengimplementasikan pendekatan ini untuk design team berdasarkan pengetahuan yang diperoleh dari Interaction Design Foundation dan mempelajari literatur lainnya di internet.
Saran Implementasi Daily Reports & Meeting dalam UX Management
Implementasi daily reports dan daily meeting yang efektif dalam UX Management adalah kunci untuk memastikan design team bekerja dengan efisien dan produktif. Berikut adalah saran impelemtasinya untuk mengoptimalkan penggunaan daily reports dan daily meeting dalam tim Anda.
- Memaksimalkan Tools yang Dikuasasi
Maksimalkan penggunaan tools yang sudah dikuasai atau biasa digunakan oleh tim Anda. Jika tim Anda sudah terbiasa menggunakan Slack, Microsoft Teams, Notion, atau Google Sheets, manfaatkan tools tersebut untuk daily reports. Penggunaan tools yang sudah familiar akan mempermudah proses adaptasi dan memastikan semua anggota tim dapat berkontribusi dengan efektif. - Hindari Format Daily Reports yang Sophisticated
Saat pertama kali mencoba daily reports, hindari format yang terlalu rumit. Mulailah dengan format sederhana yang mencakup poin-poin penting seperti apa yang telah dikerjakan, tantangan yang dihadapi, dan rencana untuk hari berikutnya. Setelah tim terbiasa, format tersebut bisa dikembangkan dengan menambahkan detail lebih lanjut. Format yang sederhana membantu memastikan konsistensi dan mempermudah semua anggota tim untuk mengikuti. - Kesempatan Menjadi Fasilitator Meeting
Berikan kesempatan kepada anggota tim lainnya untuk menjadi fasilitator meeting agar dapat mengembangkan keterampilan kepemimpinan & komunikasi dan meningkatkan rasa memiliki tanggung jawab yang lebih besar dalam proses meeting dan kolaborasi. - Tetapkan Jadwal
Tetapkan jadwal yang konsisten untuk melakukan daily meeting. Pilih waktu yang sesuai untuk semua anggota tim dan pastikan meeting dimulai dan berakhir tepat waktu. Konsistensi dalam jadwal membantu membangun rutinitas dan memastikan semua anggota tim dapat merencanakan hari mereka dengan lebih baik.
Kesimpulan
Daily reports dan daily meeting adalah aktivitas dalam UX Management untuk mengelola tim user experience atau design yang dapat memperkuat efisiensi tim. Melalui daily reports, anggota tim dapat memberikan update harian mengenai progres tugas, tantangan yang dihadapi, dan rencana untuk hari berikutnya. Ini menciptakan transparansi, meningkatkan akuntabilitas, dan memungkinkan identifikasi masalah secara dini. Sedangkan Daily meeting untuk memastikan bahwa seluruh tim tetap terkoordinasi dan fokus pada tujuan yang sama. Dengan pertemuan singkat setiap hari, tim dapat menyelaraskan progres, menyelesaikan hambatan dengan cepat, dan menjaga motivasi serta kolaborasi yang kuat di antara anggota tim.
Pada akhirnya, memperkuat efisiensi tim melalui daily reports dan daily meeting tidak hanya meningkatkan kinerja proyek, tetapi juga menciptakan lingkungan kerja yang lebih kolaboratif dan transparan. Dengan demikian, design team dapat lebih mudah mencapai tujuan UX Management dan menghasilkan produk yang memberikan pengalaman pengguna terbaik.
FAQ
Mengapa Daily Reports penting untuk design team?
Daily Reports penting karena membantu memastikan setiap anggota tim tetap terinformasi tentang progres proyek, memungkinkan identifikasi masalah secara dini, dan memastikan bahwa semua anggota tim bertanggung jawab atas tugas mereka.
Apa manfaat utama dari Daily Meeting?
Manfaat utama Daily Meeting adalah memastikan semua anggota tim tetap terkoordinasi, memungkinkan penyelesaian masalah dengan cepat, menyelaraskan tujuan harian, dan meningkatkan motivasi serta kolaborasi di antara anggota tim.
Berapa jumlah ideal partisipan Daily Meeting agar tetap maksimal dan efisien?
Berdasarkan pengalaman kami, jumlah ideal partisipan dalam Daily Meeting biasanya berkisar antara 5 hingga 6 orang. Dengan jumlah ini, meeting dapat tetap terfokus dan efisien, serta memungkinkan setiap anggota tim untuk berkontribusi tanpa membuat diskusi terlalu panjang. Jika tim Anda lebih besar, pertimbangkan untuk membagi menjadi beberapa sub-tim yang lebih kecil dengan alokasikan jadwal Daily Meeting yang berbeda.
Apakah Daily Reports, Daily Meeting, dan Asynchronous Communication dapat dilakukan oleh role selain designer?
Bisa dilakukan oleh role lainnya. Aktivitas tersebut membantu meningkatkan transparansi, kolaborasi, dan efisiensi dalam seluruh tim, tidak hanya terbatas pada design team. Semua anggota tim dapat mengambil manfaat dari komunikasi yang terstruktur dan teratur, yang pada akhirnya berkontribusi pada keberhasilan proyek secara keseluruhan.
