Jika Anda hendak meng-outsource vendor untuk keperluan proyek IT Anda, maka Anda perlu membuat dokumen penawaran proposal kepada calon vendor Anda untuk keperluan tender. Hal ini penting untuk dapat memberikan gambaran yang jelas diawal kepada calon vendor mengenai proyek yang akan dikerjakan kedepan. Dalam tulisan ini, Anda bisa mendapatkan panduan mengenai bagaimana Anda dapat menulis Request for Proposal (RFP) dengan baik dan menarik calon-calon vendor berkualitas untuk dapat berpartisipasi.
Daftar Isi:
- Apa yang dimaksud Request for Proposal (RFP)?
- Manfaat RFP yang detail dan jelas bagi Vendor
- Struktur Penulisan RFP
- Executive Summary dan Profil Perusahaan
- Cakupan Proyek (Project Scope) dan Deliverables
- Metode Manajemen Proyek
- Timeline Kegiatan
- Mekanisme bidding dan requirement
- Kesimpulan
Apa yang dimaksud Request For Proposal (RFP)?
Permintaan pengembangan software perlu untuk dituliskan secara rapi dan jelas untuk menghindari terjadinya perbedaan persepsi dalam proses requirement gathering antara vendor dan klien. Oleh karena itu dokumen RFP menjadi penting untuk dibuat dengan baik. Dokumen Request for Proposal (RFP) atau istilah lainnya Request for Quotation (RFQ) adalah dokumen awal yang dibuat sebelum memilih calon vendor yang akan mengerjakan proyek pengembangan software perusahaan Anda. Dalam RFP Anda akan menguraikan secara spesifik mengenai proyek yang akan dikerjakan, persyaratan dan ketentuan, serta berbagai dokumen yang Anda butuhkan dari calon vendor Anda. Calon vendor kemudian akan membuat proposal penawaran berdasarkan dokumen RFP ini.
Manfaat RFP yang Detail dan Jelas Bagi Vendor
RFP yang detail dan jelas akan membantu calon Vendor Anda untuk menganalisis kebutuhan bisnis Anda dan mengestimasikan durasi dan harga pekerjaan. Jika Anda membuat dokumen RFP yang baik, maka akan menghemat waktu penjelasan requirement karena seluruh kebutuhan Anda sudah terdokumentasikan dengan baik. Namun sebaliknya, jika dokumen RFP yang diberikan kepada calon vendor tidak detail dan masih banyak hal yang belum jelas, maka calon vendor Anda akan bingung dan butuh waktu lebih lama dalam proses gathering informasi. RFP yang detail menjadi sangat penting karena hal ini akan sangat berpengaruh pada durasi proyek dan harga proyek tersebut. Silahkan baca artikel ini untuk mengetahui bagaimana cara requirement gathering yang detail sebelum proyek berjalan.
Struktur Penulisan RFP
Setiap perusahaan biasanya memiliki struktur dokumentasi sendiri dari RFP yang ingin dibuat. Ada banyak sekali contoh-contoh RFP beserta struktur penulisannya. Sebagai contoh, HubSpot merekomendasikan menggunakan sembilan aspek ini dalam sebuah dokumen RFP:
- Background and Introduction
- Project goals and scope of services
- Anticipated selected schedule
- Time and place submissions of proposals
- Timeline
- Elements of proposal
- Evaluation criteria
- Possible readblocks
- Budget
Dalam konteks permintaan proposal untuk proyek IT, setidaknya berikut ini hal-hal wajib yang perlu Anda siapkan:
1. Executive Summary dan Profil Perusahaan
Executive summary sederhananya adalah penjelasan secara umum mengenai tujuan proyek, spesifikasi requirement, target user, limitasi dan lain sebagainya. Dalam hal ini, jelaskan dengan jelas dan singkat. Biasanya dalam bab pertama ini juga diberikan penjelasan mengenai profil perusahaan Anda. Hal ini akan membantu calon vendor untuk lebih memahami konteks pekerjaan yang akan mereka lakukan sesuai dengan industri perusahaan Anda berada.
Saat menuliskan tujuan proyek, pastikan bahwa Anda menuliskan tujuan ini sebagai tim bisnis bukan tim teknis. Dalam artian, tujuan yang Anda jelaskan disini adalah tujuan bisnis yang berdampak langsung pada kinerja perusahaan Anda, bukan memberikan daftar spesifikasi teknis yang Anda butuhkan. Hal lain yang perlu diperhatikan dalam menulis tujuan proyek adalah Anda sebaiknya mengkuantifikasi tujuan bisnis Anda menjadi satuan yang terukur. Sebagai contoh, jika Anda ingin meningkatkan jumlah pembelian dari website ecommerce Anda, maka Anda menerapkan tujuan bahwa 10% dari total leads yang masuk di website Anda berhasil deal dan melakukan pembelian. Anda bisa menjawab beberapa pertanyaan berikut ini untuk memberikan gambaran yang jelas di bagian ini:
- Apa tujuan perusahaan Anda mengembangan website/aplikasi ini?
- Apa ide Anda dalam mengimplementasikan tujuan tersebut?
- Bagaimana caranya bekerja?
- Apa yang Anda butuhkan untuk meningkatkan efisiensi prosesnya?
- Siapa yang akan menggunakan produk akhir ini?
- Kekurangan apa yang ada pada solusi saat ini?
- Apakah Anda melihat ada potensi risiko dari solusi saat ini?
2. Cakupan Proyek (Project Scope) dan Deliverables
Sesi ini mungkin adalah bagian paling panjang dan detail dari dokumen Request for Proposal Anda. Calon vendor Anda akan berpegangan pada penjelasan yang ada di sesi ini untuk membuat proposal penawaran mereka. Berikut ini hal-hal yang harus Anda perhatikan dalam menulis scope dan deliverables:
Infrastruktur Proyek
Infrastruktur ini sangat penting untuk memastikan reliabilitas, keamanan, dan ketersediaan sistem Anda. Semakin kompleks sistem yang ingin dibuat dan semakin besar jumlah user yang menggunakan, maka infrastruktur yang digunakan juga harus semakin besar. Apa saja yang harus Anda perhatikan dalam hal ini?
- Apakah Anda sudah memiliki server sendiri?
- Berapa besar jumlah user yang akan menggunakan sistem Anda?
- Apa jenis server yang Anda inginkan? Apakah dedicated server, VPS, atau shared hosting? Silahkan baca artikel ini untuk menjadi pertimbangan Anda dalam memilih jenis server.
- Apa yang Anda butuhkan dari calon vendor Anda untuk keperluan infrastruktur?
Requirement Produk
Requirement produk menjelaskan spesifikasi teknologi, profil user aplikasi, detail fitur, kapabilitas sistem, flow bisnis, mockup (jika ada), dan lain sebagainya.
Kebutuhan Tim Development
Dalam sesi ini, Anda menjelaskan komposisi kebutuhan tim development yang Anda inginkan. Biasanya peran yang dibutuhkan dalam pekerjaan proyek adalah Project Manager, UI/UX Designer, Developer, dan Software Tester. Hal yang perlu Anda pastikan disini adalah jumlah tim yang akan mengerjakan dan profil tim yang mencakup keahlian mereka dan pengalaman yang dimiliki.
3. Metode Manajemen Proyek
Anda perlu memastikan bagaimana metode pekerjaan proyek yang dikerjakan karena metode pengembangan proyek IT ada cukup banyak. Umumnya metode yang paling sering digunakan adalah metode scrum (agile) atau metode waterfall. Dalam sesi ini Anda juga dapat memastikan tools yang digunakan untuk koordinasi dalam manajemen proyek, metode komunikasi, platform pengembangan, dan pengujian sistem.
4. Timeline Kegiatan
Dalam dokumen Request for Proposal (RFP) Anda perlu memberikan penjelasan timeline yang detail dari waktu penerimaan proposal sampai proyek selesai. Timeline ini meliputi:
- Pengumuman waktu presentasi tender
- Deadline submit proposal
- Durasi waktu presentasi vendor
- Deadline pengumuman kandidat terakhir
- Wawancara kandidat
- Deadline pengumuman pemenang
- Timeline pengerjaan pekerjaan proyek
Hal yang perlu Anda ingat adalah Anda akan mendapatkan hasil proposal terbaik jika Anda memberikan waktu yang cukup kepada calon vendor Anda untuk membuat proposal penawaran setelah mendapatkan informasi dari Anda.
5. Mekanisme Bidding dan Requirement
Informasi apa yang Anda butuhkan dari calon vendor Anda? Sebaiknya Anda memformulasikan informasi-informasi apa yang perlu vendor berikan, agar Anda mendapatkan dokumen yang sama dari setiap vendor. Hal ini akan memudahkan Anda untuk melakukan komparasi antar vendor yang mengirimkan penawaran ke Anda. Hal-hal yang biasanya diminta untuk keperluan tender adalah:
- Dokumen legal perusahaan (Surat Izin Usaha, Akte Pendirian, dan sebagainya)
- Company profile perusahaan
- Kualifikasi anggota tim
- Portfolio Perusahaan
- Mekanisme pengembangan proyek dan skema maintenance
Jangan lupa untuk menambahkan beberapa kriteria spesifik yang Anda butuhkan. Sebagai contoh, Anda ingin tim development mengerjakan proyek secara in-house di kantor Anda. Hal ini perlu Anda informasikan, karena tidak semua vendor ingin memberikan penawaran untuk tim development in-house.
Kesimpulan: Sudah siap membuat Dokumen Request for Proposal (RFP) Anda?
Pada dasarnya tidak ada template standar yang digunakan secara umum untuk membuat dokumen Request for Proposal (RFP) pengembangan software. Namun tulisan ini akan membantu Anda dengan beberapa insight terkait apa saja yang perlu Anda masukkan kedalam RFP Anda. Jika Anda tidak memiliki waktu untuk membuat RFP yang komprehensif, Anda dapat langsung menghubungi tim kami disini untuk membuat jadwal pertemuan. Badr Interactive adalah software house yang sudah berpengalaman selama lebih dari 10 tahun di dunia pengembangan software. Tim kami akan segera membantu Anda untuk membreakdown kebutuhan requirement bisnis Anda.
