BLOG POSTS

29 April 2015

Pemberian-'Status-Proyek'-Dalam-Konteks-Manajemen-Proyek-IT

Pemberian ‘Status Proyek’ Dalam Konteks Manajemen Proyek IT

Dalam artikel ini, saya ingin berbagi salah satu pengalaman saya sebagai Chief Operating Officer (COO) di PT Badr Interactive sejak tahun 2012. Sebagai COO, salah satu tugas saya adalah menyukseskan semua proyek pengembangan perangkat lunak di perusahaan, dengan ruang lingkup kerja mensupervisi semua manajer proyek.

Bisa ada belasan proyek yang berjalan bersamaan pada satu waktu dalam suatu perusahaan. Sebuah proyek IT saja bisa jadi sangat rumit kondisinya. Oleh karena itu, kondisi proyek-proyek tersebut perlu disimpulkan/dirangkum agar jajaran manajemen tetap bisa memahami kondisi operasional perusahaan secara menyeluruh tapi tetap tepat dalam memperlakukan sebuah proyek.

Salah satu cara menyimpulkan kondisi proyek ini dari sudut pandang operasional adalah dengan mendefinisikan status proyek. Namun, sebelum itu, kita perlu merumuskan konsep dari status proyek yang komprehensif dan efektif. Berikut rumusan saya:

1. On Plan

Proyek yang belum disepakati akan dilakukan tapi ada kemungkinan untuk dikerjakan berstatus ‘On Plan’. Ada baiknya proyek seperti ini sudah dimasukkan dalam pemantauan operasional agar bisa direncanakan dan diantisipasi. Meskipun mungkin hanya sebagian kecil proyek yang mulai dari status ini, dan lebih banyak proyek yang langsung berstatus Initiation atau Main Development, status On Plan ini tetap perlu untuk diadakan.

2. Initiation

Proyek yang sudah disepakati akan dikerjakan tapi belum masuk pekerjaan utama diberi status Initiation. Di tahap ini, proyek sudah dalam tahap perencanaan, sedang requirement gathering atau sedang ada pekerjaan-pekerjaan lain yang harus/butuh/ingin dilakukan sebelum memulai pengerjaan proyek utama.

3. Main Development

Proyek yang sedang dalam masa pengerjaan utama diberi status Main Development. Ini adalah fase yang paling krusial dan penuh dengan kerja keras. Biasanya, di sebagian besar waktunya, sebuah proyek berstatus Main Development. Oleh karena itu, untuk mempertajam pemantauan, status ini perlu dibagi lagi menjadi 3 subkategori, yaitu:

  1. Excellent: jika progress_proyek > e+x
  2. On Track: jika e-x < progress_proyek < x+e
  3. Left Behind: jika  progress_proyek < e-x

progress_proyek = progress proyek terealisasi saat ini
e = progress proyek sewajarnya (seharusnya menurut kewajaran)
x = besar persentase wajarnya sebuah proyek dianggap lebih baik atau buruk progress-nya.

Nilai e bisa dihitung dari timeline atau effort. Nilai x bisa ditentukan sendiri dan bisa distandarisasikan, misalkan 10% atau 15%.

4. On Hold

On Hold disematkan untuk proyek yang dihentikan padahal kontrak kerja belum selesai (baik pada saat proyek berstatus Main Development, Overtime, Closing atau Guarantee) namun masih ada kemungkinan dilanjutkan. Penghentian ini biasanya diakibatkan suatu alasan khusus, misalnya termin pembayaran belum dilunasi, ada ketidaklancaran atau kejadian lainnya.

5. Overtime

Status ini diberikan kepada proyek yang masih dalam masa pengerjaan padahal sudah lewat dari batas waktu yang ditentukan. Proyek ini merugikan perusahaan karena menggunakan resource lebih dari yang direncanakan. Ada 2 subkategori Overtime:

  1. Eating Profit: jika biaya proyek sudah lewat dari budget yang ditetapkan, tapi masih dibawah dari nilai keseluruhan proyek.
  2. Loss: jika biaya proyek sudah melewati nilai proyek.

6. Closing

Proyek yang pengerjaan utamanya sudah selesai, tapi klien belum mau menandatangani serah terima proyek yang merupakan formalitas terakhir penanda proyek sudah selesai. Pihak manajemen perlu mengupayakan agar proyek berstatus Closing ini cepat dituntaskan.

7. Guarantee

Proyek yang pengerjaan utamanya sudah selesai, juga sudah dilakukan serah terima dengan klien dan memiliki masa garansi masuk dalam kategori Guarantee. Di masa ini, pekerjaan sudah tinggal sedikit, idealnya hanya berupa perbaikan minor sesekali.

8. Completed

Proyek yang sudah selesai semua pekerjaannya, termasuk masa garansi jika ada, disebut Completed. Proyek Completed sudah bisa dihapus dari pemantauan dan dari pikiran. Dan tim yang mengerjakan bisa merayakan keberhasilan mereka.

9. Terminated

Status Terminated mirip On Hold, tetapi tak ada kemungkinan proyeknya dilanjutkan lagi. Proyek ini juga sudah bisa dihapus dari pemantauan dan dari pikiran, tapi mungkin tim lebih baik melakukan evaluasi daripada perayaan.

 

Kode Warna

Pada status-status proyek di atas, Saya sengaja memberikan warna-warna yang berbeda-beda, yang saya sebut dengan kode warna. Kode warna yang berbeda-beda ini juga memiliki arti, yaitu:

Abu-abu

Di fase ini pekerjaan sangat sedikit, bisa disambilkan ke SDM yang merupakan penanggung jawabnya meskipun ia punya pekerjaan yang dedicated.

Cyan

Di fase ini pekerjaan relatif sedikit, lebih sedikit daripada biru, merah dan oranye, tapi lebih banyak daripada status yang warnanya abu-abu. SDM yang dialokasikan di fase ini bisa di-parttime-kan atau disambi dengan pekerjaan lainnya dengan tetap menghitung porsi pekerjaannya.

Biru

Fase ini padat dengan pekerjaan, tetapi semuanya berjalan sebagaimana mestinya, hanya perlu dipantau dengan baik saja. Upayakan pula peningkatan menjadi warna hijau muda.

Hijau Muda

Warna ini berarti prestasi dan sesuatu yang ingin dicapai. Jika dalam tabel status proyek banyak terdapat warna hijau muda, kita patut bergembira.

Merah

Warna ini berarti kerugian dan sesuatu yang sangat harus dihindari. Jika dalam tabel status proyek banyak terdapat warna merah, kita patut bersedih dan evaluasi proyek.

Oranye

Warna ini berarti sesuatu yang kurang dan perlu mendapat perhatian. Juga perlu dihindari meskipun belum separah merah.

Status proyek ini juga bisa digunakan untuk mengukur kinerja, khususnya kinerja manajer proyek. Contoh, manajer proyek yang performed akan banyak mempertahankan status proyeknya di Main Development: Excellent dan jarang sekali jatuh ke Main Development: Left Behind. Manajer proyek yang performed juga tidak sering membiarkan proyeknya berada di status Closing, bahkan bisa jadi tidak melewati fase Closing (dari Main Development langsung ke Completed).

Mohamad Sani

Mohamad Sani

Chief Operating Officer at PT Badr Interactive
Sani is the COO and a Product Manager at PT Badr Interactive. He has 4+ years in mobile industry and mobile software engineering. He got his master degree in Mobile Design and Engineering at the University of Glasgow. More about him: https://id.linkedin.com/in/mohamadsani
Mohamad Sani

Latest posts by Mohamad Sani (see all)